Octobre

Compte rendu de la 1^re réunion du Conseil d'administration d'Héma-Québec

le 7 octobre 1998

Étaient présents :

Monsieur Raymond April
Madame Sheila Comerford
Dr Denis Cournoyer
Dr Francine Décary
Dr Louis R. Dufresne
Dr André Lebrun
Dr Réjean Paradis
Monsieur Claude Pichette
Madame Diane Roy (Observateur, Présidente du comité d'hémovigilance)

Étaient absents :

Dr O'Donnell Bédard
Monsieur Yves Saint-Pierre
Madame Durhane Wong-Rieger (Observateur, Société canadienne du sang)

Invités :

Me Smaranda Ghibu, Membres de la direction d'Héma-Québec
M. Carol Kelly, Consultant en assurances

1. Mot de bienvenue du président du conseil d'administration provisoire d'Héma-Québec.

Le président souhaite la bienvenue aux membres du Conseil d'administration et les invite à se présenter.

1.1Adoption du compte rendu de la 10e réunion du conseil d'administration provisoire d'Héma-Québec

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter le compte rendu

2. Élection du président du conseil d'administration d'Héma-Québec

Dr Francine Décary propose M. Claude Pichette comme président, puisque ce dernier en tant que président du conseil d'administration provisoire a apporté une contribution importante à la mise en place d'Héma-Québec et connaît bien ses défis.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'élire M. Claude Pichette, président du Conseil d'administration d'Héma-Québec.

2.1 Résolution pour remerciements au conseil d'administration provisoire

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée " Remerciements des administrateurs provisoires " (annexée à la présente).

2.2 Adoption de l'ordre du jour

Les points suivants sont ajoutés en Divers :
- relations avec les médias
- confidentialité
- comité de liaison

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter l'ordre du jour modifié.

3. Élection des officiers

Le vice-président sera élu à la prochaine réunion du Conseil d'administration, les membres souhaitant prendre connaissance au préalable de la lettre de nomination et de la durée de leur mandat.

En vertu de la Loi, le directeur général agit comme secrétaire d'Héma-Québec.

4. Étude de la Loi sur Héma-Québec et sur le comité d'hémovigilance

Le conseiller juridique d'Héma-Québec présente aux membres la Loi sur Héma-Québec et les questions qui en découlent :

- Vérifier la Loi sur la fonction publique afin de déterminer si un membre employé d'un CLSC est un fonctionnaire de l'état au sens de ladite loi.
(Action : SG)

- Suite à une demande générale, vérifier la possibilité de rémunération par des tiers selon l'artice 16 de la Loi sur Héma-Québec.
(Action : SG)

Plusieurs questions sur la relation d'Héma-Québec avec les autres intervenants du système de santé ont été soulevées par les membres et il est suggéré d'inviter le responsable du Groupe CROISER à la prochaine réunion.
(Action : FD)

5. Règlements généraux

Les membres ayant déjà pris connaissance des règlements généraux, quelques points ont été soulevés :

- Recevoir une copie de la Loi sur la publicité des entreprises.
(Action : SG)

-Héma-Québec ne possédant pas encore de sceau, il est suggéré d'en acheter un et de le présenter aux membres du Conseil d'administration.
(Action : FD)

6. Nomination d'un représentant observateur au conseil d'administration de la Société canadienne du sang

Le président énonce les raisons d'une telle nomination et il propose que le secrétaire du Conseil d'administration devienne le représentant observateur au conseil d'administration de la Société canadienne du sang.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu que le secrétaire du Conseil d'administration sera le représentant observateur au Conseil d'administration de la Société canadienne du sang.

Une lettre sera expédié au président du Conseil d'administration de la Société canadienne du sang.
(Action : CP)

Advenant le cas où le secrétaire sera dans l'impossibilité d'assister à l'une ou l'autre de ces réunions, un rempla‚ant sera désigné par le Conseil.

7. Assurances

7.1Assurance des administrateurs

Un sommaire exécutif sur l'assurance des administrateurs est distribué par le consultant dans ce dossier.

7.2 Assurance responsabilité

Un sommaire exécutif sur l'assurance de la responsabilité civile et professionnelle est distribué par le consultant qui explique les démarches entreprises pour obtenir la couverture annuelle.

Après une longue discussion sur les assurances, les points suivants sont soulevés par un des membres :

- Amendement suggéré aux règlements généraux à l'effet que les membres du Conseil d'administration soient avisés d'un réduction ou d'une annulation de la couverture des administrateurs et ce, dans un délai à être spécifié.
(Action : SG)

- Fournir à chaque membre une copie de la police d'assurance des administrateurs lorsqu'elle sera disponible.
(Action : SG)

- Vérifier si les administrateurs peuvent être tenus responsables pour le paiement des salaires des employés en cas de défaut d'Héma-Québec.
(Action : SG)

8. Mise à niveau sur Héma-Québec par le directeur général et son équipe de direction

Le directeur général fait l'historique d'Héma-Québec et en élabore la Mission. Elle présente son équipe de direction et les Premiers directeurs dévoilent l'organigramme de leurs services respectifs. Le directeur du marketing invite les membres à visionner une vidéocassette informative sur le cheminement d'un sac de sang, de son prélèvement à sa distribution. Cette infopublicité est disponible pour les bénévoles et les donneurs de sang. Elle sera également présentée sur le canal INFOPUB (un exemplaire est remis aux membres présents et sera expédié aux membres absents).
(Action : FD)

8.1Résolutions concernant les affaires bancaires

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter les résolutions concernant les affaires bancaires de la Banque Nationale et de la Banque Royale (annexées à la présente).

8.2 Budget 1998-99

Le premier directeur aux finances et à l'administration présente le budget élaboré pour 1998-99.

8.3 Contrat MAK

Faute de temps, ce point est reporté à la prochaine réunion

9. Transaction entre Croix-Rouge et Héma-Québec

Faute de temps, ce point est reporté à la prochaine réunion.

10. Entente cadre entre la Société canadienne du sang et Héma-Québec

Faute de temps, ce point est reporté à la prochaine réunion.

11. Fréquence des réunions du conseil d'administration

Il a été décidé de tenir une réunion du conseil d'administration par mois.

12. Dates des réunions du conseil d'administration

Un calendrier provisoire sera établi et distribué aux membres avec l'ordre du jour de la prochaine réunion.
(Action : FD)

13. Divers

- Relations avec les médias
Le directeur général gèrera les relations avec les médias jusqu'à l'entrée en fonction du Premier directeur aux relations publiques. Par conséquent si les membres sont sollicités par les médias, ils sont priés de communiquer ces appels au bureau du directeur général. Les coupures de presse depuis le 28 septembre seront expédiées à tous les membres du Conseil d'administration.
(Action : FD)

- Confidentialité
La question de la confidentialité des discussions et décisions aux réunions du Conseil d'administration ayant été soulevée, le directeur général répond qu'en tant qu'organisme public, la notion de transparence doit toujours primer. De plus, après discussion, il est entendu que le compte rendu de la réunion du Conseil d'administration ne sera rendu public qu'après son adoption.

- Comité de liaison
La représentante des receveurs a soulevé la question de la possibilité de mettre sur pied un comité de liaison avec les receveurs tel que recommandé dans le rapport final de la Commission Krever. Le directeur général préparera un document de décision à cet effet pour le prochain Conseil d'administration.

9 h 15, la séance est levée.

La prochaine réunion du conseil d'administration se tiendra le mercredi 4 novembre 1998 à 14 h à l'hôtel Hilton à Dorval.

Claude Pichette,
Président

Francine Décary,
Secrétaire

RÉSOLUTION À ÊTRE INTÉGRÉE AU PROCÈS-VERBAL D'UNE RÉUNION DES ADMINISTRATEURS DE HÉMA-QUÉBEC EN DATE DU 7 OCTOBRE 1998

REMERCIEMENT DES ADMINISTRATEURS PROVISOIRES

ATTENDU QUE le ministre de la Santé et des services sociaux a exercé le pouvoir lui étant conféré par la Loi sur Héma-Québec et sur le comité d'hémovigilance en vertu de l'article 7 et a ainsi nommé les personnes suivantes à titre de membres du conseil d'administration d'Héma-Québec :

APRIL, Raymond
BÉDARD, O'Donnell
COMERFORD, Sheila
COURNOYER, Denis
DUFRESNE, Louis R.
LEBRUN, André
PARADIS, Réjean
PICHETTE, Claude
ST-PIERRE, Yves

ATTENDU QUE le mandat des administrateurs provisoires désigné par les lettres patentes d'Héma-Québec datées du 26 mars 1998 a pris fin lors de la nomination du conseil d'administration par le ministre;

Le conseil d'administration PREND ACTE des nominations ci-dessus;

Le conseil d'administration REMERCIE les administrateurs provisoires pour leur travail et leur dévouement pendant la durée de leur mandat.