Mai

Compte rendu de la 19^e réunion du Conseil d'administration d'Héma-Québec

Tenue au 4045 boulevard Côte-Vertu,
à Ville Saint-Laurent le mercredi 3 mai 2000 à 14 h

Étaient présents :

Monsieur Raymond April
Dr André Lebrun
Monsieur Robert Bédard
Dr Denis Cournoyer
Dr Francine Décary
Dr Réjean Paradis
Monsieur Claude Pichette
Dr Yves St-Pierre
Madame Cheryl Campbell Steer

Étaient absents :

Dr O'Donnell Bédard
Dr Louis R. Dufresne
Madame Sheila Comerford
Madame Diane Roy (Observateur, Président du comité d'hémovigilance)

Invités :

Dr Marc Germain, Directeur médical, microbiologie et épidémiologie
Madame Diane Roy, Directeur, Registre de moelle osseuse
Me Smaranda Ghibu, Premier directeur aux affaires juridiques
Monsieur Gonzalo Nu¯ez, Attaché d'assemblée
Héma-Québec

1. Ouverture de l'assemblée

M. Claude Pichette agit à titre de président d'assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l'assemblée est ouverte à 14 h 10.

2. Adoption de l'ordre du jour

Lecture est faite de l'ordre du jour.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter l'ordre du jour en y ajoutant le point suivant au Varia :

9.4. Reconnaissance envers madame Ghislaine Racicot et madame Rachel Neault

3. Adoption du compte rendu de la 18e réunion, le 5 avril 2000

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter le compte rendu de la 18e réunion du Conseil d'administration tenue le 5 avril 2000 avec les corrections demandées.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 18ème réunion

4.1 Suivi - Variante de la maladie de Creutzfeldt-Jakob en France

Le Directeur médical, microbiologie et épidémiologie, présente l'état de situation quant à la variante de la maladie de Creutzfeldt-Jakob (vMCJ) en Europe ainsi que diverses options quant à une exclusion éventuelle des donneurs, autres que ceux ayant séjourné au Royaume-Uni, en relation avec la vMCJ.

Il explique ensuite la nature des cas de la vMCJ détectés en Europe, particulièrement en Angleterre, en France et en Irlande et présente six (6) hypothèses de travail qui ont été retenues pour l'analyse de risque, hypothèses adaptées des hypothèses fran‚aises. Les hypothèses de travail présentées par le Directeur médical, microbiologie et épidémiologie, sont les suivantes :

• Hypothèse 1 : Le risque d'infection par le vMCJ est lié à la consommation de produits bovins britanniques contaminés par l'agent de l'ESB pendant la période comprise entre 1980 et 1996.
• Hypothèse 2 : Pour un même niveau d'exposition, le risque de développer la vMCJ suite à la consommation de produits contaminés par l'ESB au R.-U. est équivalent à celui posé par la consommation de ces mêmes produits ailleurs qu'au R.-U. Cette hypothèse ne tient pas compte des éventuelles différences quant à la nature des produits bovins qui se retrouvent dans la cha²ne alimentaire, ni de leur mode de transformation ou de préparation, ni quant à la distribution d'”ges des animaux consommés.
• Hypothèse 3 : Pour les pays autres que le Royaume Uni, le risque lié à la consommation de viande provenant de cas indigènes d'ESB n'a pas été pris en compte. D'une part, ce risque est difficilement quantifiable et d'autre part il est très probablement infime par rapport au risque lié à la consommation de produits bovins britanniques, étant donnée la très forte prépondérance de l'épidémie d'ESB au Royaume Uni.
• Hypothèse 4 : Le risque lié à la consommation de produits bovins d'origine britannique importés de pays autres que le Royaume Uni n'est pas considéré comme significatif, faute de données précises à ce sujet. Cependant, il est tout à fait possible que cette hypothèse s'avère en partie erronée, compte tenu des échanges commerciaux importants entre les différents pays de la communauté économique européenne.
• Hypothèse 5 : Le risque d'infection par l'agent de l'ESB est proportionnel : - à la durée d'exposition;- au niveau d'exposition, lui-même proportionnel à la quantité consommée de viandes ou de produits bovins originaires du Royaume-Uni.
• Hypothèse 6 : Le rapport des niveaux d'exposition au Royaume Uni et dans les autres pays importateurs de bÏuf britannique est constant pour toute la période considérée (1980 à 1996). Il résulte de cette hypothèse et des précédentes que le rapport de risque d'infection par l'agent de l'ESB pour une même durée d'exposition est lui aussi constant au cours de la période.

Il présente et commente cinq (5) scénarios faisant état de diverses options quant à une exclusion éventuelle des donneurs de l'Europe continentale en relation avec la vMCJ. Il présente le détail du calcul de la contribution relative de chacun des pays visités au fardeau total d'exposition à la viande d'origine britannique potentiellement contaminée par l'ESB pour les donneurs d'Héma-Québec.

Un appel conférence a eu lieu le 2 mai dernier entre Héma-Québec et la Société canadienne du sang (SCS) à ce sujet. Héma-Québec a présenté son document de décision à la SCS et indiqué que le statu quo n'avait pas été retenu par l'équipe de direction. Vers la mi-mai, la SCS devrait prendre position quant à l'exclusion de donneurs ayant séjourné en France. Il a donc été convenu de discuter à nouveau de ce sujet lors de la prochaine réunion du conseil d'administration d'Héma-Québec. Le Comité d'hémovigilance devrait également être saisi du sujet de la vMCJ lors de sa prochaine réunion. Le directeur général veillera à mettre le sujet à l'ordre du jour du Comité d'hémovigilance.
(Action: F.D.)

4.2 Comité de la sécurité - Questionnaire sur la vaccination contre l'hépatite B

Le directeur général explique aux membres que le dossier suit son cours normal. Le questionnaire devrait être administré prochainement. Elle informera les membres du Conseil des développements dès qu'ils surviendront.

4.3 Sérothèque - Ordonnance de la Cour de l'Ontario quant aux échantillons de la Société canadienne du sang

Le Premier directeur aux affaires juridiques fait l'historique du dossier et explique le fondement d'une ordonnance rendue par un tribunal de l'Ontario suite à une requête de la SCS. La SCS avait demandé l'autorisation de détruire les échantillons de la sérothèque après que les tests d'hépatite C aient été effectués. L'ordonnance du tribunal exige de ne pas détruire les échantillons pour la période visée. L'administrateur du fonds du Règlement pour les victimes de l'hépatite C (1986-1990) au Québec devrait indiquer sa position vis-à-vis la sérothèque d'Héma-Québec prochainement. Entretemps, tous les échantillons à partir du 27 mars 2000 de la sérothèque d'Héma-Québec sont conservés.

4.4 Projet d'ordre du jour pour la réunion conjointe des Conseils d'administration d'Héma-Québec et la Société canadienne du sang

Le Directeur général présente un projet d'ordre du jour élaboré conjointement avec la direction de la SCS en vue de la réunion conjointe des conseils d'administration d'Héma-Québec et de la SCS devant avoir lieu le 20 juin 2000 à Ottawa. Il est convenu de proposer à la SCS un réaménagement du projet d'ordre du jour pour faire en sorte que les travaux puissent se terminer à 13 :00 le même jour. Le directeur général fera les démarches nécessaires auprès de la SCS pour vérifier la possibilité de modifier l'horaire tel que souhaité par les membres du Conseil d'administration d'Héma-Québec.
(Action: F.D.)

4.5 Centre de conservation des tissus humains du Québec - Rapport préliminaire sur les audits comptable et réglementaire

Le Directeur général présente au Conseil un rapport préliminaire sur l'audit comptable du Centre de conservation des tissus humains du Québec (CCTHQ).L'audit comptable a eu lieu le 14 avril 2000. Le rapport préliminaire n'indique aucun problème majeur. L'audit réglementaire sera effectué le 10 mai 2000. Le directeur général présentera les résultats de cet audit au conseil d'administration lors de sa prochaine réunion.
(Action: F.D.)

5. Présentation - Registre des donneurs non-apparentés de moelle osseuse (Mindy Goldman/Diane Roy)

Le Directeur du Registre de donneurs non-apparentés de moelle osseuse présente les activités de son département. En 1989, la Croix-Rouge a créé le Registre national de donneurs non-apparentés de moelle osseuse. Depuis septembre 1998, Héma-Québec et la SCS administrent, sur leur territoire respectif, ce programme. Il y a dans le monde 32 registres de donneurs non-apparentés de moelle osseuse (RDMO).

Les statistiques du Registre d'Héma-Québec indiquent qu'en 1999, il y avait 28 203 donneurs potentiels inscrits. Parmi eux, 4141 sont des nouveaux donneurs inscrits. En 1999, 14 donneurs québécois ont été retenus pour effectuer un don de moelle. Le prélèvement de la moelle osseuse s'effectue dans les centres hospitaliers.

Elle présente un aper‚u des activités d'un Registre qui comportent six (6) étapes principales allant du recrutement de donneurs à l'admissibilité d'un donneur au don de moelle. Elle souligne qu'une activité de reconnaissance envers les donneurs de moelle osseuse aura lieu le 17 mai prochain dans les bureaux d'Héma-Québec. Les membres du Conseil ont re‚u une invitation pour participer à cette activité.

6. Comité de vérification - Présentation de Mme Cheryl Campbell Steer

La Présidente du comité de vérification présente un état de situation des travaux du comité. Elle dépose un projet de règles de régie interne s'appliquant au Comité de vérification. Ce document décrit le mandat du comité de vérification, les t”ches spécifiques, le rapport au conseil d'administration et l'ordre du jour des réunions.

Compte tenu de la taille et du budget d'Héma-Québec, la présidente du Comité de vérification suggère que soient exclues des t”ches spécifiques du Comité : la révision des principes directeurs et des objectifs globaux de financement qui pourraient être utilisés par la Direction dans l'établissement du budget annuel d'exploitation, ainsi que l'étude du budget annuel d'exploitation proposé par la Direction.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d'adopter la résolution "Mandat du Comité de vérification" avec les modifications apportées et dont copie est annexée aux présentes.

7. Présentation du plan stratégique

Ë titre d'information, le directeur général présente aux membres du conseil d'administration le contenu du premier plan stratégique d'Héma-Québec. La vision, les valeurs importantes de l'organisme et les domaines de performance sont présentés, de même que les étapes du plan stratégique 2000-2005.

Tous les Premiers directeurs rencontreront, à l'intérieur de leur direction respective, les directeurs afin de mettre de l'avant des mesures susceptibles d'apporter des améliorations significatives au département et, ultimement, à l'organisation dans son ensemble.

8. Suivi des projets

Le directeur général fait le suivi sur l'implantation des divers projets, notamment la variante de la maladie de Creutzfeldt-Jakob, la sérothèque et les tests de dépistage TAN VHC. Elle donne un compte rendu de l'avancement de l'avancement du projet TAN-VIH.

9. Varia

9.1. Réponse au document du Conseil consultatif de Bayer sur les questions de bioéthique intitulé Plasma Product Supply in Canada : a Bioethical Analysis

Le 2 mai 2000, Héma-Québec et la SCS ont émis un communiqué de presse conjoint intitulé "La Société canadienne du sang et Héma-Québec réagissent de concert au rapport du Conseil consultatif de Bayer sur les questions de bioéthique". Ce communiqué conjoint fait suite au rapport sur l'approvisionnement en produits du plasma au Canada, rendu public le 2 mai 2000 par le Conseil consultatif de Bayer sur les questions de bioéthique. Ce rapport n'a pas suscité d'intérêt médiatique.

9.2. Événement média du 13 avril 2000

Le directeur général explique les circonstances entourant le dossier d'une jeune donneuse de sang à qui Héma-Québec a envoyé une lettre l'informant que le test de dépistage pour le VIH effectué sur son don a été réactif et que le test de confirmation a été indéterminé. Le cas a soulevé des questions de la part des médias et des extraits de la lettre envoyée par Héma-Québec ont été publiés dans les journaux le 13 avril dernier. Héma-Québec a répondu aux questions des représentants des médias par la voie de son porte-parole.

Le directeur général explique les procédures qui s'appliquent préalablement à l'envoi d'une telle missive, les précautions prises pour assurer une communication efficace et les explications médicales apparaissant dans les lettres.

Le directeur général confirme que le contenu des lettres sera réévalué par la Direction des Affaires médicales. Le Conseil d'administration sera informé du contenu des nouvelles lettres lorsque celle-ci auront été approuvées par les instances concernées.

Le représentant de l'Association des bénévoles du don de sang souligne que, lors d'une réunion qui a eu lieu récemment, les membres de son association se sont prononcés en faveur du principe qui sous-tend l'envoi des lettres de notification aux donneurs.
(Action: F.D.)

9.3. Rapport préliminaire de la réunion du Comité de liaison du 29 avril 2000

Le directeur général présente un rapport préliminaire de la réunion du Comité de liaison d'Héma-Québec qui a eu lieu le 29 avril 2000.

9.4. Reconnaissance envers madame Ghislaine Racicot et madame Rachel Neault

Les membres du Conseil d'administration remercient mesdames Ghislaine Racicot et Rachel Neault pour leur contribution au bon déroulement des réunions du conseil d'administration depuis les débuts officiels de l'organisme.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 7 juin 2000 à 14h, au 4045, boul. Côte-Vertu à Ville St-Laurent à la salle du conseil.

11. Levée de l'assemblée

Il est unanimement résolu de lever l'assemblée à 18 h 15.

M. Claude Pichette
P résident

Dr Francine Décary
Secrétaire

RÉSOLUTION À ÊTRE INTÉGRÉE AU COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'HÉMA-QUÉBEC EN DATE DU 3 MAI 2000

" Mandat du Comité de vérification "

ATTENDU QUE le Conseil d'administration d'Héma-Québec a créé un comité de vérification en date du 3 novembre 1999;

ATTENDU QUE le Comité de vérification s'est réuni à deux (2) reprises depuis sa création ;

ATTENDU QUE lors de sa deuxième réunion en date du 3 mai 2000, le comité de vérification a élaboré les termes de son mandat;

IL EST RÉSOLU :

QUE le Comité devra être composé de trois administrateurs, tous indépendants. Ils devront être nommés chaque année pour un mandat d'un an à la première réunion du Conseil d'administration qui suit la réunion publique. Le Comité devra se réunir cinq fois par année; au mois de septembre, novembre, février, mars, et juin idéalement avant les réunions du Conseil d'Administration. Des réunions extraordinaires pourront être convoquées à la demande d'un membre du comité, du président ou des vérificateurs externes. Les vérificateurs externes auront le droit d'assister à toutes les réunions du Comité. Une fois par année, il faudra prévoir de rencontrer en privé la direction et les vérificateurs externes. Un rapport sera soumis au Conseil d'administration après chaque réunion, au mois suivant. Un rapport annuel sera rédigé et soumis au Conseil d'Administration.

TåCHES SPÉCIFIQUES:

Le Comité devra examiner toute information financière qui doit être approuvée par le Conseil d'administration incluant tout rapport y afférant de la Direction.

• Le Comité devra revoir les plans de vérification des vérificateurs externes y compris les recommandations importantes soumises par les vérificateurs à l'égard du renforcement des contrôles internes. Les programmes et les politiques de la direction à l'égard de la pertinence et de l'efficacité des contrôles internes sur le système comptable et le suivi de ces recommandations devraient être évalués.
• Le Comité devra examiner les résultats de la vérification externe de même que toutes les modifications apportées aux méthodes et conventions comptables et leurs répercussions sur les états financiers. Les comptes de régularisation, provisions ou estimations qui influent considérablement devraient être évalués ainsi que toute constatation du Vérificateur Général à être incluse dans le rapport annuel destiné à l'Assemblée Nationale du Québec.
• Le Comité devra revoir tout litige, toute réclamation ou autre éventualité, qui pourra avoir une incidence importante sur la situation financière et les résultats d'exploitation d'Héma-Quebec ainsi que leur présentation.
• Le Comité devra revoir les politiques et les pratiques à l'égard de la vérification régulière des dépenses et des avantages accessoires des dirigeants, y compris l'utilisation des biens d'Héma-Quebec, et se renseigner sur les résultats de ces vérifications.

RAPPORT AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Comité de vérification devra faire rapport au Conseil d'administration, et ce, après chaque réunion. Un rapport annuel sera présenté une fois par année. Pendant l'exercice, ces rapports pourront traiter des points suivants:

• La pertinence de l'information financière dans les états financiers et annuels et la conformité aux principes comptables généralement reconnus;
• Le degré de prudence ou de libéralisme dans le choix, s'il y a lieu, et l'application des principes comptables généralement reconnus;
• L'opinion du comité sur les méthodes d'établissement d'estimations comptables délicates utilisées par la direction;
• La pertinence des contrôles internes;
• Les résultats de la vérification du programme d'optimisation des ressources, s'il y a lieu;
• La fraude et autres actes illégaux;
• Les désaccords entre les vérificateurs et la direction;
• L'évaluation des vérificateurs externes et des membres de la direction responsables de la présentation de l'information financière;
• Des commentaires sur la portée du travail de vérification;
• Les recommandations visant l'approbation du budget annuel;
• Les recommandations visant l'approbation des états financiers.

ORDRE DE JOUR DES RÉUNIONS

Le Comité considérera notamment, lors de ses réunions, un programme visant à examiner les états financiers périodiques, la préparation du budget et tous autres questions financières, le cas échéant.

Avant le 30 juin de chaque année - juin

• Réviser les recommandations à soumettre au Conseil relativement aux états financiers annuels.
• Examiner la qualité de la performance des vérificateurs externes et leurs relations avec la direction.
• Réviser le budget final et faire des recommandations au Comité de direction (pour l'année 2000-2001 seulement).

Avant la réunion publique - août/septembre

• Examiner les états financiers courants et le budget.
• Revoir l'ébauche du rapport annuel.
• Revoir le mandat du Comité de vérification ainsi que les résultats de la révision des contrôles internes de l'année passée.

Après le deuxième trimestre - octobre/novembre

• Passer en revue les résultats financiers pour le deuxième trimestre.
• Revoir avec la direction les grandes lignes directrices et les objectifs financiers afin d'établir le budget annuel du prochain exercice.

Après le troisième trimestre - janvier/février

• Examiner les états financiers du troisième trimestre.
• Réviser le budget préliminaire pour le prochain exercice.

Avant la fin d'année -mars

• Réviser l'évaluation par la direction de la pertinence du contrôle interne.
• Examiner les modifications comptables et l'ébauche des états financiers de fin d'exercice.
• Réviser les principales conventions comptables, notamment celles qui peuvent faire l'objet d'un choix.
• Réviser le budget final et faire les recommandations au Comité de direction.
• Réviser les dépenses et avantages des dirigeants.