Mars

Compte rendu de la 39^e réunion

Tenue au 4045, boulevard Côte-Vertu, à Ville St-Laurent, Salle du Conseil, le mercredi 6 mars 2002, à 14 h

Étaient présents :

M. Raymond April
M. Robert Bédard
Mme Sheila Comerford
Dr Denis Cournoyer
Dr Francine Décary
Dr Louis Dufresne
Dr André Lebrun
Dr Jean Montreuil
M. Claude Pichette
Mme Cheryl Campbell Steer
Observateur du Comité d'hémovigilance: M. Jean-Guy Lorrain

Était absent:

Dr Yves St-Pierre

Invités :

Me Smaranda Ghibu, premier conseiller juridique
M. Guy Lafrenière, premier directeur à l'administration et aux finances
Mme Suzanne Poirier, attachée d'assemblée
Héma-Québec

1. Ouverture de l'assemblée

M. Claude Pichette agit à titre de président d'assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l'assemblée est ouverte à 14 h 00.

2. Adoption de l'ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter l'ordre du jour, avec les ajouts suivants :
4.2 Financement de la construction du nouveau pavillon : augmentation du seuil d'emprunt;
4.3 Approbation des demandes d'immobilisation supérieures à 250 000 $;
9.3 Modification des paramètres salariaux au 1er avril 2002;
9.4 Nomination au comité exécutif.

3. Adoption du compte rendu de la 38ème réunion, le 6 février 2002

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter le compte rendu de la 38e réunion du conseil d'administration tenue le 6 février 2002, avec les corrections demandées.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 38ème réunion

4.1. Opération d'échange de taux d'intérêt (SWAP) : mise en place d'une politique de tolérance au risque

Le premier directeur à l'administration et aux finances se joint à la réunion.

Le premier directeur à l'administration et aux finances indique que ce point a précédemment été discuté au comité de vérification d'Héma-Québec, le jour même.

Il informe les membres du conseil d'administration qu'Héma-Québec doit, au 15 mai 2002, convertir son emprunt court terme relié à la construction du nouveau pavillon en un emprunt long terme.

Il fait état des discussions et de la recommandation du comité de vérification relativement aux deux modes de financement proposés. Le premier consiste en une hypothèque à taux fixe et le second en un financement à taux variable pour une durée déterminée suivi d'un SWAP au moment jugé opportun.

Tenant compte des avantages reliés à un financement à taux variable suivi d'un SWAP, les membres du comité de vérification ont donné leur accord à ce mode de financement, moyennant toutefois que les conditions énoncées au comité de vérification soient respectées. En effet, ce financement pourrait être retenu sous réserve que le Ministère des Finances garantisse les mêmes conditions du SWAP que celles proposées en juillet 2001. De plus, il devra obtenir la garantie qu'Héma-Québec pourra, au moment jugé favorable, transférer l'emprunt en un contrat SWAP et ce, dans un délai très court.

Les membres du conseil d'administration approuvent la recommandation du comité de vérification, mais demandent néanmoins, qu'avant la prise de décision, que la première direction administration et finances tienne compte de la conjoncture économique au moment de la conversion de cet emprunt au 15 mai 2002.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de transférer, au 15 mai 2002, l'emprunt court terme en emprunt long terme en privilégiant un financement à taux variable avec la possibilité de transférer celui-ci en un contrat SWAP, aux conditions suivantes :

• l'obtention d'une garantie du Ministère des Finances que les conditions soumises en juillet 2001 demeurent identiques;·
• le transfert en un contrat SWAP soit réalisable dans un court délai;
• l'emprunt à taux variable soit renouvelable aux trois mois;
• la conjoncture économique soit toujours favorable.
  Le premier directeur à l'administration et aux finances se retire.

4.2. Financement de la construction du nouveau pavillon : augmentation du seuil d'emprunt

Dû à un dépassement des coûts de construction du nouveau pavillon du 4045 Côte-Vertu déjà discuté à la réunion du conseil d'administration du 5 décembre 2001, la présidente du comité de vérification mentionne que la demande d'augmentation du seuil d'emprunt a été soumise au comité de vérification.

Un nouvel ajustement est nécessaire afin de hausser le plafond de financement pour passer celui-ci de 15 500 000 $, somme autorisée par le conseil d'administration le 1er août 2001, à 16 135 000 $.

De plus, la Banque Royale du Canada requiert une hypothèque en sa faveur sur le nouveau pavillon.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée «Financement de la construction du nouveau pavillon : augmentation du seuil d'emprunt», dont copie est annexée à la présente.

4.3. Approbation des demandes d'immobilisation supérieures à 250 000 $

Les règlements généraux d'Héma-Québec stipulent que toute demande d'immobilisation supérieure à 250 000 $ doit être approuvée par le conseil d'administration d'Héma-Québec.

Quatre demandes, se décrivant comme suit, ont été déposées au comité de vérification qui en a recommandé leur approbation.

02-416 - Phase I réaménagement du 4045 Côte-Vertu 600 000 $
(réaménagement du rez-de-chaussée suite à l'ouverture de la Boutique Globule)·
02-453 - Aménagement du laboratoire TAN 310 000 $(réaménagement des locaux reliés à la mise en place des tests d'acide nucléique)·
02-455 - Phase II réaménagement du 4045 Côte-Vertu 500 000 $(aménagement des 2e et 3e étages de l'édifice administratif, budget 2001-2002)·
02-456 - Phase II réaménagement du 4045 Côte Vertu 340 000 $(réaménagement des 2e et 3e étages de l'édifice administratif, budget 2002-2003)
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'autoriser les quatre demandes d'immobilisation supérieures à 250 000 $ soit :· 02-416 - Phase I réaménagement du 4045 Côte-Vertu 600 000 $·
02-453 - Aménagement laboratoire TAN 310 000 $·
02-455 - Phase II réaménagement du 4045 Côte-Vertu 500 000 $·
02-456 - Phase II réaménagement du 4045 Côte Vertu 340 000 $

et que le directeur général soit et elle est, par la présente, autorisée à signer tout contrat, à signer tout autre document et à poser tout autre geste qu'elle jugera nécessaire ou souhaitable, à sa seule discrétion pour donner effet à la présente résolution.

5. Présentation de structures alternatives d'assurance responsabilité

Le premier conseiller juridique présente un document de décision intitulé : «Structure d'assurance pour la responsabilité générale et professionnelle ».

Un bref tableau historique du programme d'assurance d'Héma-Québec est dressé. Afin de limiter l'impact des fluctuations du marché sur le prix et la structure du programme d'assurance responsabilité générale et professionnelle, le premier conseiller juridique a étudié quatre méthodes de transfert du risque, soit :

1. l'adhésion au programme d'assurance de l'Association des hôpitaux du Québec;
2. l'augmentation du montant de la rétention (auto assurance);
3. programme d'assurance à risque délimité;
4. assurance commerciale.

Le tableau comparatif de ces quatre options est également présenté. Les avantages et inconvénients qui y sont décrits démontrent un avantage en faveur de l'adhésion au programme de l'Association des hôpitaux du Québec.

Le premier conseiller juridique ajoute que le comité de direction d'Héma-Québec du 1er mars 2002 a recommandé l'adhésion au programme de l'Association des hôpitaux du Québec comme assurance primaire pour la responsabilité générale et professionnelle chez Héma-Québec.

Pour toutes ces raisons, les membres du conseil d'administration entérinent la décision du comité de direction du 1er mars 2002 et recommandent l'adhésion au programme de l'Association des hôpitaux du Québec.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu qu'Héma-Québec adhère au programme : «Regroupement des programmes d'assurances et de gestion des risques du réseau de la santé et des services sociaux» proposé par l'Association des hôpitaux du Québec pour la couverture primaire en responsabilité générale et professionnelle.

6. Inspection annuelle de l'établissement de Québec d'Héma-Québec par la Division de la réglementation des établissements de sang : observations et réponses

Le 4 mars 2002, Héma-Québec a une fois de plus subi avec succès son inspection annuelle par la Division de la réglementation des établissements de sang (" DRES "). Les membres du conseil d'administration prennent connaissance du communiqué d'Héma-Québec ainsi que des observations de la DRES et des réponses d'Héma-Québec à celles-ci. Toutes les observations sont reliées aux bonnes pratiques de fabrication et ne mettent nullement en danger la sécurité de l'approvisionnement en sang.

Le directeur général souligne que pour faire suite à la demande des membres du conseil d'administration du 6 février 2002, le communiqué émis par Héma-Québec avec les observations de la DRES a mis en contexte les observations en précisant, par exemple, le nombre de dossiers étudiés par rapport au nombre d'observations.

7. Rapport de la réunion du comité de liaison du 9 février 2002

Des modifications au mandat du comité de liaison en vigueur depuis sa création le 2 décembre 1998 s'avérant nécessaires, la version modifiée est déposée pour approbation.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la version modifiée du mandat du comité de liaison, telle que présentée et dont copie est annexée aux présentes.

8. Suivi des projets

Le directeur général effectue une mise à jour des projets en cours et dont le détail est annexé aux présentes.

9. Varia

9.1. Nomination d'un nouveau membre au comité consultatif scientifique et médical : Dr James Michael Piret

Les membres du conseil d'administration ont pris connaissance du curriculum vitæ du Dr James Michael Piret et se disent heureux de cet apport au sein du comité consultatif scientifique et médical (" CCSM ").

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer Dr James Michael Piret à titre de membre du CCSM à compter de ce jour et pour une période de trois ans.

9.2. Report du conseil d'administration et de la réunion publique du conseil d'administration du 11 septembre 2002 au 18 septembre 2002

Le directeur général ne pouvant être présente à la réunion du conseil d'administration et à la réunion publique du conseil d'administration du 11 septembre 2002, elle demande que ces réunions soient reportées à la semaine suivante soit, le 18 septembre 2002.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de reporter la réunion du conseil d'administration et la réunion publique du conseil d'administration du 11 septembre 2002 au 18 septembre 2002.

9.3. Modification des paramètres salariaux au 1er avril 2002

Les paramètres salariaux doivent être révisés au 1er avril 2002 en vertu du Règlement no 2 d'Héma-Québec sur les effectifs, les normes et barèmes de rémunération, les avantages sociaux et les autres conditions de travail des membres du personnel. Héma-Québec effectuera la modification de ses paramètres salariaux selon les paramètres et les modalités de son règlement et en tenant compte des barèmes généraux émis par le Conseil du trésor.

Les membres du conseil d'administration prennent connaissance de la proposition de modification des paramètres salariaux et approuvent celle-ci décrite plus en détail dans la résolution jointe au présent compte rendu.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée «Modification des paramètres salariaux au 1er avril 2002 », dont copie est annexée à la présente.

9.4. Nominations au comité exécutif d'Héma-Québec

Faisant suite à la démission de M. Réjean Paradis, il y aurait lieu de procéder à une nouvelle nomination au comité exécutif. Ce point sera discuté à une réunion ultérieure.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le mercredi 19 juin 2002 à 14 heures au 4045, Côte-Vertu, Ville Saint-Laurent.

11. Levée de l'assemblée

Il est unanimement résolu de lever l'assemblée à 17 h 00.

M. Claude Pichette
président

Dr Francine Décary
secrétaire