Novembre

Compte rendu de la 42^e réunion

Tenue au Salon Beaumont de l'Hôtel Dominion 1912, situé au 126, Saint-Pierre, à Québec,
le mercredi 6 novembre 2002, à 14 heures

Étaient présents :

M. Raymond April
M. Robert Bédard
Dr Denis Cournoyer
Dr Francine Décary
Dr André Lebrun
Dr Jean Montreuil
M. Claude Pichette
Dr Lucie Poitras
Mme Cheryl Campbell Steer
Dr Yves St-Pierre

Observateur du Comité d'hémovigilance: M. Jean-Guy Lorrain

Étaient absents :

Mme Sheila Comerford
Dr Marc Dionne

Invités :

M. Luc Bruno, directeur des ressources financières
M. Marco Décelles, chef de la comptabilité de gestion
Me Smaranda Ghibu, premier conseiller juridique
M. Guy Lafrenière, premier directeur administration et finances
Mme Suzanne Poirier, attachée d'assemblée
Héma-Québec

1. Ouverture de l'assemblée

M. Claude Pichette agit à titre de président d'assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l'assemblée est ouverte à 14 heures.

2. Adoption de l'ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter l'ordre du jour, avec l'ajout suivant :11.5 Forum public du Comité d'hémovigilance du 15 novembre 2002.

3. Adoption du compte rendu de la 41ième réunion, le 18 septembre 2002

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter le compte rendu de la 41e réunion du conseil d'administration tenue le 18 septembre 2002, tel que présenté.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 41ième réunion

4.1. Rapport sur les négociations des conventions collectives de Québec et de Montréal

Le directeur général dresse le bilan à ce jour des négociations des conventions collectives.

Le conseil d'administration a donné à la direction d'Héma-Québec le 2 février 2000 un mandat de négociations par intérêt.

Du 30 septembre 2000 au 15 février 2001, les parties patronale et syndicale ont reçu une formation sur la méthode de négociations par intérêt et se sont familiarisées avec les enjeux de l'entreprise. Les négociations ont officiellement débuté en février 2001. Dès lors, avec l'ouverture de "Globule ", la mise en place d'un horaire de 7 jours par semaine est devenue prioritaire. Cette situation a eu pour conséquence de retarder le processus des négociations des conventions collectives.

À ce jour, les conventions collectives sont réglées à 80 % à Montréal et à 85 % à Québec. Les textes devraient être finalisés d'ici la fin novembre. Des conventions collectives de longue durée sont prévues en raison du type de négociations.

Les membres du comité de vérification craignent que les économies prévues pour l'année 2003-2004 soient compromises si les négociations se poursuivent après le 31 décembre 2002. Ils demandent donc qu'un rapport mensuel sur l'état des négociations soit remis aux membres du comité exécutif à partir de janvier 2003.

4.2. Histo-Québec : dépôt du plan d'affaires

Le plan d'affaires est déposé séance tenante.
Ce point sera discuté à la prochaine réunion.

4.3. Plasma destiné au fractionnement : mise à jour des mesures entreprises par Héma-Québec

Lors de la dernière réunion du conseil d'administration, Héma-Québec était en attente de la dérogation de la Food and Drug Administration (FDA) permettant que le plasma prélevé par Héma-Québec et traité aux États-Unis mais exporté par la suite au Québec soit testé par des méthodes non approuvées par la FDA. Le 8 octobre 2002, la FDA a accordé cette dérogation et, en conséquence, Héma-Québec pourra utiliser l'appareil PRISM d'Abbott pour tester le plasma destiné au fractionnement qu'elle prélève.

4.4. Retour sur la réunion publique du conseil d'administration du 18 septembre 2002

Le directeur général fait un retour sur la réunion publique. Malheureusement, le taux de participation était très bas encore cette année.

À cet effet, le représentant des donneurs suggère de profiter de rencontres déjà tenues par Héma-Québec comme, par exemple, les rencontres régionales des organisateurs de collectes, pour y tenir les séances publiques du conseil d'administration. Cette approche donnerait l'opportunité de joindre un plus grand nombre de personnes qui sont intéressées par les activités d'Héma-Québec dans leur région même. Il est également suggéré que des membres représentant le conseil d'administration soient délégués à ces évènements. Les membres entérinent cette recommandation.

5. États financiers et rapport de gestion au 30 septembre 2002

Les membres de la direction des ressources financières se joignent à la réunion.

5.1. Rapport de gestion

Le premier directeur à l'administration et aux finances commente le rapport de gestion au 30 septembre 2002.

Le rapport de gestion au 30 septembre 2002 reflète l'exercice après 6 mois d'opération. Le budget 2002-2003 est de 249 070 497 $. Le tableau des écarts budgétaires des produits labiles et stables au 30 septembre 2002 indique un écart favorable. Un tableau comparatif du réel des produits labiles et des produits stables 1999-2000, 2000-2001 et 2001-2002 est présenté.

En terminant, le premier directeur à l'administration et aux finances dépose les états financiers non vérifiés au 30 septembre 2002. Les membres approuvent cette version.

· Ventilation des coûts 2000-2001 et 2001-2002

À la demande des membres du conseil d'administration, un tableau représentant la ventilation des coûts 2000-2001 et 2001-2002 est déposé. Les membres se disent satisfaits de ces données.

5.2. États financiers : comparatif des coûts de la Société canadienne du sang et d'Héma-Québec

Le premier directeur à l'administration et aux finances présente les résultats de l'étude comparative des données financières d'Héma-Québec versus celles de la Société canadienne du sang (SCS). Cette étude est basée sur les données contenues dans les rapports annuels des deux entreprises.

Le premier directeur à l'administration et aux finances présente la comparaison entre certains postes des bilans représentant le total de l'actif, les stocks, les immobilisations nettes et les dettes à long terme. En ce qui concerne la dette à long terme, celle-ci est plus élevée pour Héma-Québec. Cette situation est due en grande partie à l'achat des actifs de la Croix-Rouge en 1998 qui a nécessité pour Héma-Québec un financement auprès d'une institution financière alors que la SCS n'a pas eu à le faire. Malgré cela, les membres se disent préoccupés par cette situation et discutent des différentes alternatives.

En terminant, les résultats démontrent encore cette année que l'exploitation d'Héma-Québec se compare avantageusement à celle de la SCS. Les membres du comité de vérification ont néanmoins constaté que l'écart observé par rapport aux années précédentes diminue. À cet égard, ils ont proposé qu'Héma-Québec effectue un suivi plus étroit de ses coûts d'exploitation.

6. Approbation du budget 2003-2004

Le premier directeur à l'administration et aux finances présente les grandes lignes du budget d'Héma-Québec pour 2003-2004. Les montants demandés (après transfert du coût de collecte de plasma pour fractionnement) s'établissent à 122 219 783 $ pour les produits labiles (une augmentation de 11,02 %), à 163 383 591 $ pour les produits stables (un accroissement de 17,56 %) et à 2 777 976 $ pour le financement d'Histo-Québec et du projet des cellules souches. Au total, le budget 2003-2004 atteint 288 381 350 $. Ce montant est en deçà des prévisions quinquennales déjà soumises au Ministère de la santé et des Services sociaux.

En ce qui a trait aux produits labiles, Héma-Québec prévoit une augmentation de 15 % du volume des prélèvements. Depuis 2 ans, Héma-Québec anticipe une augmentation de volume de 5 %. Or, la demande a toujours été supérieure à 5 %. Il s'agit donc de rattraper l'écart constaté. Cependant, l'ajustement des coûts d'exploitation (produits labiles) ne s'élève qu'à 11 % et cela malgré une augmentation très importante des primes d'assurance.

Les chiffres du budget d'immobilisations 2003-2004 sont également présentés. Le premier directeur à l'administration et aux finances indique que le budget total, pour 2002-2003, est de 5 153 890 $. Pour 2003-2004, ce montant atteint 7 498 951 $. Cette hausse de 2 350 000 $ s'explique principalement par l'aménagement de deux " Globule ", l'achat de nouveaux équipements pour les laboratoires de Québec, le projet de marchandisage et la mise à niveau de Progesa.

Les membres du comité de vérification ont fait part, lors de la réunion, de leurs inquiétudes face à l'augmentation constante du budget année après année. Compte tenu qu'ils considèrent cette situation préoccupante, ils ont suggéré qu'Héma-Québec entreprenne une analyse de ses effectifs.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de procéder à l'adoption du budget 2003-2004, soit un montant total de 288 381 850 $, comprenant 122 219 783 $ pour les produits labiles, 163 383 091 $ pour les produits stables et 2 777 976 $ pour le financement Histo-Québec et le projet des cellules souches.

7. Grille d'autorisation pour signataires : mise à jour

En vertu de l'article 57 des règlements généraux d'Héma-Québec, le conseil d'administration peut réviser annuellement la grille d'autorisation pour signataires.

Afin de simplifier les procédures administratives, le comité de vérification propose d'augmenter certains seuils d'autorisation pour les dépenses d'opérations. Les modifications sont les suivantes :

• Secrétaires administratives 250 $
• Adjointes administratives et attachée d'assemblée 500 $
• Attachée d'administration et superviseurs 1 000 $

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de modifier la grille d'autorisation des dépenses d'opérations de la façon suivante :· Secrétaires administratives 250 $· Adjointes administratives et attachée d'assemblée 500 $· Attachée d'administration et superviseurs 1 000 $

Une copie de la grille d'autorisation des signataires est annexée aux présentes.

8. Relocalisation de l'établissement de Québec : proposition de la Banque Royale pour le financement du projet de Québec

Le comité exécutif d'Héma-Québec du 19 août 2002 a entériné l'entente de principes entre Héma-Québec et l'Université Laval pour la cession en emphytéose au promoteur retenu par Héma-Québec du site de l'Université Laval.

De plus, le comité exécutif a autorisé le premier directeur à l'administration et aux finances d'explorer avec la Banque Royale les méthodes de financement des sommes dues à l'Université Laval en vertu de ladite entente de principes.

Pour faire suite à cette recommandation, le premier directeur à l'administration et aux finances présente la proposition de la Banque Royale pour le financement de la cession en emphytéose.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée «Relocalisation de l'établissement de Québec - proposition de la Banque Royale pour le financement du projet de Québec»

" Relocalisation de l'établissement de Québec - proposition de la Banque Royale pour le financement du projet de financement de Québec "

ATTENDU QUE le comité exécutif d'Héma-Québec du 19 août 2002 a entériné l'entente de principes du 16 août 2002 entre Héma-Québec et l'Université Laval pour la cession en emphytéose au promoteur retenu par Héma-Québec du site situé en bordure est de l'autoroute du Vallon, à l'extrémité nord-ouest de la rue de l'Agriculture;

ATTENDU QUE l'article 2d) de l'entente de principes stipule que la cession en emphytéose se fera pour un prix équivalent à une somme de 1 795 000 $;

ATTENDU QUE le comité exécutif a de plus autorisé le premier directeur à l'administration et aux finances à explorer avec la Banque Royale les méthodes de financement des sommes dues à l'Université Laval en vertu de l'entente de principes entre Héma-Québec et l'Université Laval;

ATTENDU QUE le 23 octobre 2002, la banque a proposé la création d'une nouvelle catégorie : " catégorie 10 " qui se décrit comme suit :

• 1 795 000 $ - Prêt à demande réduisant sous forme de prêts et/ou découverts et/ou acceptations bancaires, amorti sur 7 ans. (remboursement fixe du capital, soit 256 429 $/an pour les 6 premières années et 256 426 $ la 7e année)
• Taux préférentiel + 50 points de base (0,50 %)
• Taux des acceptations bancaires avec frais d'estampillage de 100 points de base (1,00 %);

ATTENDU QUE le premier directeur a l'administration et aux finances recommande d'opter pour un emprunt avec la Banque Royale sous forme d'un prêt à demande;

IL EST RÉSOLU :

D'APPROUVER la proposition de financement de la Banque Royale pour la cession en emphytéose de l'établissement de Québec aux conditions ci-haut décrites;

QUE le premier directeur à l'administration et aux finances soit, et il est autorisé par la présente à signer la proposition de financement ci?haut mentionnée, avec toute modification qui pourrait y être apportée, à sa seule convenance et à signer tout autre document et à poser tout autre geste qu'il jugera nécessaire ou souhaitable, à sa seule discrétion, pour donner effet à la présente résolution et aux conditions et engagements contenus à la proposition de financement, la signature par lui de l'offre de financement et de tout tel document constituera une preuve irrévocable du consentement d'Héma?Québec à leur signature.

Augmentation du maximum de la catégorie 1 - Marge de crédit rotative
Les membres du conseil d'administration ont recommandé à leur réunion du 27 juin 2001 de rapatrier l'inventaire des produits stables de la SCS à Héma-Québec. Afin de répondre à cette demande, le premier directeur à l'administration et aux finances recommande une hausse du maximum de la catégorie 1 de la marge de crédit rotative.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée «Augmentation du maximum de la catégorie 1 - Marge de crédit rotative».

" Augmentation du maximum de la catégorie 1 - Marge de crédit rotative "

ATTENDU QUE le 27 juin 2001 le conseil d'administration a recommandé le rapatriement de la gestion des produits stables chez Héma-Québec;

ATTENDU QUE le rapatriement de l'inventaire des produits stables de la Société canadienne du sang débutera à compter de janvier 2003;

ATTENDU QUE la marge de crédit rotative sous forme de prêts à demande et/ou découverts et/ou acceptations bancaires (financement des comptes à recevoir et inventaires) auprès de la Banque Royale est présentement de l'ordre de 9 500 000 $;

ATTENDU QU'avec le rapatriement de l'inventaire des produits stables il y aurait lieu de hausser le seuil de la marge de crédit rotative de la catégorie 1 de 9 500 000 $ à 15 000 000 $;

IL EST RÉSOLU :

D'APPROUVER l'augmentation du maximum de la catégorie 1 - marge de crédit rotative auprès de la Banque Royale, passant celle?ci de 9 500 000 $ à 15 000 000 $;

QUE le premier directeur à l'administration et aux finances soit, et il est autorisé par la présente à signer les documents relatifs à l'augmentation du maximum de la catégorie 1 - marge de crédit rotative ci-haut mentionnée auprès de la Banque Royale, avec toute modification qui pourrait y être apportée, à sa seule convenance et à signer tout autre document et à poser tout autre geste qu'il jugera nécessaire ou souhaitable, à sa seule discrétion, pour donner effet à la présente résolution et aux conditions et engagements contenus aux documents relatifs à l'augmentation du maximum de la catégorie 1 - marge de crédit rotative, la signature par lui de ces documents et de tout tel document constituera une preuve irrévocable du consentement d'Héma-Québec à leur signature.

Les membres de la direction des ressources financières se retirent.

9. Gestion des risques

9.1. Pathogènes sous surveillance - mise à jour

Le tableau de bord des pathogènes sous surveillance mis à jour le 29 octobre 2002 a été préalablement transmis aux membres du conseil d'administration pour information. La seule modification notée se retrouve au niveau du virus du Nil occidental. Les membres prennent connaissance du tableau et s'en disent satisfaits.

10. Projet en cours

La liste des projets en cours 2002-2003 est présentée par le directeur général.

11. Varia

11.1. Calendrier des réunions du conseil d'administration pour l'année financière 2003-2004

Le calendrier des réunions du conseil d'administration pour l'année financière 2003-2004 est présenté. Le directeur général demande aux membres de prendre note des dates de réunions et d'aviser l'attachée d'assemblée s'il y a un problème avec les dates proposées.

De plus, une réunion en décembre 2003 sera ajoutée au calendrier de sorte que les réunions pour l'année financière 2003-2004 se tiendront les 18 juin 2003, 10 septembre 2003, 5 novembre 2003, 17 décembre 2003, 4 février 2004 et 17 mars 2004.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de fixer les prochaines réunions pour l'année financière 2003-2004 en date des 18 juin 2003, 10 septembre 2003, 5 novembre 2003, 17 décembre 2003, 4 février 2004 et 17 mars 2004.

Une version modifiée du calendrier pour l'année financière 2003-2004 sera transmise aux membres du conseil d'administration.

11.2. Résumé des réunions et congrès

Comité consultatif de la sécurité - 4 et 5 octobre 2002
Ce point sera discuté à la prochaine réunion.

11.3. Nomination de M. Martin Guay de l'Association des grands brûlés - F.L.A.M. à titre de membre du comité de liaison

Lors de la création du comité de liaison le 2 décembre 1998, les membres y avaient été nommés pour un mandat de trois ans. Compte tenu que ces mandats arrivent à échéance, il y aurait lieu de procéder à la nomination de nouveaux membres ou à la reconduction du mandat de ceux-ci. Dans ce but, les différentes associations siégeant à ce comité ont été approchées de nouveau.

L'Association des Grands Brûlés - F.L.A.M. a recommandé la nomination d'un deuxième membre de son association soit, M. Martin Guay pour une durée de trois ans.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer M. Martin Guay de l'Association des grands brûlés - F.L.A.M. pour une durée de trois ans.

11.4. Décision de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse - dossier Joël Pinon

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse a rendu sa décision dans le dossier de Joël Pinon en faveur d'Héma-Québec. Une copie de la décision est déposée pour information.

11.5. Forum public du Comité d'hémovigilance du 15 novembre 2002

Le Forum public du Comité d'hémovigilance du Québec se tiendra le 15 novembre 2002. Les discussions porteront sur : «Les incidents et accidents transfusionnels et leur prévention». Les membres désirant y participer sont invités à communiquer avec l'attaché d'assemblée.

12. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le mercredi 5 février 2003 à 14 heures au 4045 Côte-Vertu, Ville Saint-Laurent.

13. Levée de l'assemblée

Il est unanimement résolu de lever l'assemblée à 18 h 05.

M. Claude Pichette
président

Dr Francine Décary
secrétaire