Février

Compte rendu de la 43^e réunion

Tenue au 4045, boulevard Côte-Vertu, à Ville St-Laurent, Salle du conseil, le mercredi 5 février 2003, à 14 heures

Étaient présents :

M. Robert Bédard
Dr Denis Cournoyer
Dr Francine Décary
Dr Marc Dionne
Dr André Lebrun
Dr Jean Montreuil
M. Claude Pichette
Dr Lucie Poitras
Mme Cheryl Campbell Steer
Dr Yves St-Pierre

Observateur du Comité d'hémovigilance: M. Jean-Guy Lorrain

Étaient absents :

M. Raymond April
Mme Sheila Comerford

Invités :

Me Smaranda Ghibu, premier conseiller juridique
M. Guy Lafrenière, premier directeur administration et finances
Mme Suzanne Poirier, attachée d'assemblée
Héma-Québec

1. Ouverture de l'assemblée

M. Claude Pichette agit à titre de président d'assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l'assemblée est ouverte à 14 heures.

2. Adoption de l'ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter l'ordre du jour, tel que présenté.

3. Adoption du compte rendu de la 42e réunion, le 6 novembre 2002

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter le compte rendu de la 42e réunion du conseil d'administration tenue le 6 novembre 2002, tel que présenté.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 42e réunion

4.1. Rapport sur les négociations des conventions collectives de Québec et de Montréal

Le directeur général dresse le bilan des négociations des conventions collectives à ce jour.

Québec
Deux conventions collectives du Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) et une de l'Association professionnelle des technologistes médicaux (APTMQ) ont été entérinées lors des assemblées de leurs membres respectifs, le 26 janvier 2003. La signature des conventions collectives est prévue le 21 février 2003. Il reste une convention collective à compléter à Québec. Une formation sur l'interprétation des textes de ces conventions collectives sera offerte aux gestionnaires et aux exécutifs syndicaux.

Montréal
Une convention collective du syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) a été entérinée par les membres le 26 janvier 2003 et sa signature est prévue le 3 mars 2003.

Les négociations se poursuivent avec les autres syndicats pour conclure les autres conventions collectives.

Pendant la semaine du 27 janvier dernier, la CSN, qui représente une partie du personnel syndiqué, a convoqué une conférence de presse pendant laquelle certaines allégations ont été faites relativement aux projets futurs d'Héma-Québec. L'allégation qu'Héma-Québec planifiait vendre du sang aux États-Unis a été reprise par les médias. En réponse à celles-ci et afin de rétablir les faits, Héma-Québec a émis un communiqué de presse et le directeur général a présenté un enregistrement vidéo destiné au personnel d'Héma-Québec. Ce dernier est présenté aux membres du conseil d'administration. Le président du conseil suggère que le texte de cet enregistrement soit transmis aux diverses associations qui gravitent autour d'Héma-Québec afin de rétablir les faits auprès de celles-ci.

Un suivi des négociations sera fait à la prochaine réunion.

4.2. Budget 2003-2004 : analyse des coûts reliés aux effectifs chez Héma-Québec

Le premier directeur administration et finances se joint à la réunion.

Lors de la présentation du budget 2003-2004, les membres du comité de vérification avaient demandé qu'une analyse des coûts reliés aux effectifs chez Héma-Québec soit présentée aux membres du conseil d'administration.

Le premier directeur administration et finances indique qu'une analyse détaillée a été présentée aux membres du comité de vérification. Il en expose les grandes lignes. Après analyse des effectifs du budget 2003-2004 vs le budget 2002-2003, on constate que l'augmentation des postes équivalents temps plein (ETP) s'explique principalement par l'augmentation du volume des activités d'exploitation.

Les membres se disent satisfaits de cette présentation.

5. États financiers et rapport de gestion au 31 décembre 2002

Le premier directeur à l'administration et aux finances commente le rapport de gestion au 31 décembre 2002 qui reflète l'exercice après 9 mois d'opération.

Le tableau des écarts budgétaires des produits labiles et stables au 31 décembre 2002 indique un écart favorable de 9 510 993 $. De plus, tel que discuté à la réunion du 6 novembre 2002, les économies de 3 000 000 $ pour les produits labiles et 879 000 $ pour les produits stables ont été identifiées. Des discussions sont en cours auprès du Ministère de la santé et des Services sociaux (MSSS) pour obtenir l'autorisation de transformer cet excédent en une avance pour supporter le rapatriement des stocks de produits stables de la Société canadienne du sang (SCS) à Héma-Québec.

Les comparaisons budgétaires par grandes familles ainsi que les champs d'activités sont décrits. Le budget des nouvelles acquisitions d'immobilisation en 2002?2003 est présenté. Le premier directeur à l'administration et aux finances ajoute qu'Héma-Québec devra voir à convertir une partie de ses immobilisations en financement long terme via le programme Evergreen de la Banque Royale.

Au moment du rapatriement des produits stables et de la facturation aux hôpitaux, le premier directeur à l'administration et aux finances ajoute qu'Héma-Québec devra gérer sa trésorerie de façon très serrée. Dans ce but, le 14 janvier 2003, celui-ci a procédé à un changement organisationnel de sa direction et a créé un poste de trésorier.

Compte tenu du changement organisationnel, il a été jugé opportun de modifier la liste des personnes autorisées à effectuer des transactions bancaires auprès de la Banque Royale. Les membres du conseil d'administration approuvent l'ajout d'un signataire à la résolution bancaire auprès de la Banque Royale.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d'adopter la résolution intitulée «Résolution concernant les affaires bancaires et les garanties auprès de la Banque Royale du Canada et la nomination d'un trésorier», dont copie est annexée à la présente.

En terminant, le premier directeur à l'administration et aux finances dépose les états financiers non vérifiés au 31 décembre 2002. Les membres approuvent cette version.

Évolution du coût des produits labiles
Une comparaison de l'évolution des coûts des produits labiles avait été demandée par les membres du conseil d'administration le 18 septembre 2002.

Le premier directeur à l'administration et aux finances présente le comparatif des coûts pour les trois dernières années fiscales. L'évolution des coûts repose en grande partie sur les trois causes suivantes : l'augmentation soutenue du volume des prélèvements, l'implantation des nouveaux procédés pour la sécurité et la hausse de l'indice des prix à la consommation (IPC).

Le premier directeur à l'administration et aux finances se retire.

6. Mandats des membres du conseil d'administration

Le directeur général indique que le mandat de cinq administrateurs arrive à échéance le 29 mars 2003. Des démarches ont été entreprises pour enclencher le processus de nomination par le gouvernement.

Le président du conseil ajoute que les administrateurs concernés doivent communiquer avec le directeur général pour lui faire part de leur intérêt à renouveler ou non leur mandat.

7. Conditions de travail du directeur général

Compte tenu de la nature confidentielle de cette discussion, le président du conseil demande que celle-ci se poursuive à huis clos.

Le directeur général et les invités présents se retirent.

8. Virus du Nil occidental

Le directeur général détaille les évènements ayant amené Héma-Québec à retirer certains de ses produits labiles congelés afin de réduire le risque de transmission du virus du Nil occidental (VNO).

Le 12 décembre 2002, Héma-Québec a procédé, de façon volontaire, au retrait des produits labiles congelés prélevés entre le 25 juin et le 6 octobre 2002 dans les régions où il y a eu des cas humains de VNO rapportés. Ces dates ont été établies en fonction de la date de découverte du premier et du dernier cas humain dans chaque région. Les régions qui ont été ciblées sont Montréal-Centre, Laval, la Montérégie (sauf Sorel) et la couronne nord de Repentigny à Oka.

Cette opération a entraîné le retrait de 589 produits en inventaire à Héma-Québec et le retour des hôpitaux de 704 produits. Ces retraits n'ont pas créé de pénurie chez Héma-Québec.

L'America's Blood Centers, l'American Red Cross et l'American Association of Blood Banks ont également procédé au retrait de leurs produits labiles congelés selon des critères semblables à ceux appliqués par Héma-Québec. La SCS a, pour sa part, procédé au retrait de ses produits congelés prélevés de juin à septembre 2002 en Ontario.

De plus, la direction médicale a procédé à l'analyse du risque de transmission du VNO par les produits prélevés chez les donneurs qui ont effectué des dons dans les régions où il n'y a pas eu de cas humain mais où on a rapporté des cas de VNO chez les corvidés. Le risque estimé de transmission est très faible tandis que ce retrait aurait pu viser jusqu'à 5 000 produits. En conséquence, le Comité de direction a décidé de ne pas procéder à ce retrait supplémentaire. Le Conseil d'administration appui cette décision.

En vue de la saison 2003, Héma-Québec évalue la portée d'une question-type aux donneurs relativement à leur état de santé. De plus, Héma-Québec a développé un plan d'action visant à augmenter l'inventaire de produits congelés prélevés avant la saison estivale.

Un test de détection pour le VNO devrait être disponible le 1er juillet 2003.

Ce point sera discuté à la prochaine réunion.

9. Gestion des risques

9.1. Pathogènes sous surveillance - mise à jour

Le tableau de bord des pathogènes sous surveillance mis à jour le 4 février 2003 est déposé séance tenante pour information. Les membres prennent connaissance des mises à jour apportées au tableau depuis la dernière réunion.

10. Projet en cours

La liste des projets en cours 2002-2003 est présentée par le directeur général et le détail est annexé aux présentes.

11. Varia

11.1. Nomination de M. Mohamed Boulila et reconduction de M. Daniel Baribeau à titre de membre du comité de liaison pour la Société canadienne de l'hémophilie, section Québec

Conformément à la procédure de nomination des membres du Comité de liaison, la Société canadienne de l'hémophilie, section Québec a recommandé la nomination d'un deuxième membre de son association soit, M. Mohamed Boulila et la reconduction du mandat de M. Daniel Baribeau.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer au comité de liaison d'Héma-Québec M. Mohamed Boulila et de reconduire le mandat de M. Daniel Baribeau de la Société canadienne d'hémophilie, section Québec, tous deux, pour une durée de trois ans.

11.2. Inspection annuelle de l'établissement de Québec d'Héma-Québec par la Division de la réglementation des établissements de sang : observations et réponses - 25 au 29 novembre 2002

Les membres du conseil d'administration prennent connaissance des réponses aux observations de l'audit de la Division de la réglementation des établissements de sang.

11.3. Réorganisation aux affaires médicales

Le directeur général informe les membres du départ en mai 2003 du Dr Mindy Goldman, premier directeur adjoint aux affaires médicales. Par ailleurs, le Dr Marc Germain a été nommé à titre de premier directeur d'Histo-Québec. Il conservera toutefois certains dossiers aux affaires médicales.

12. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le mercredi 19 mars 2003 à 14 heures au 4045 Côte-Vertu, Ville Saint-Laurent.

13. Levée de l'assemblée

Il est unanimement résolu de lever l'assemblée à 17 h 20.

M. Claude Pichette
président

Dr Francine Décary
secrétaire