Novembre

53^e réunion à la Salle du Conseil

Ville Saint-Laurent le mercredi 17 novembre 2004
à 8 h 30

Étaient présents :

Mme Cheryl Campbell Steer
Mme Hélène Darby
Dr Francine Décary
Mme Carole Deschambault
Dr Marc Dionne
M. Christian Gendron
Dr Jean-François Hardy
Dr André Lebrun
Dr Serge Montplaisir
Dr Yves St-Pierre

Étaient absents :

M. Jean-Guy Lorrain (observateur du comité d’hémovigilance)
Dr Lucie Poitras

Invités :

Mme Djénane André, attachée d’assemblée
M. Roger Carpentier, vice-président aux ressources humaines
M. Yvan Charbonneau, vice-président à l’exploitation
M. Simon Fournier, vice-président aux technologies de l’information
Dr Marc Germain, vice-président à Histo-Québec
Me Véronique Girard, vice-présidente aux affaires juridiques par intérim
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
Dr Réal Lemieux, vice-président de la recherche et au développement
Mme Suzanne Rémy, vice-présidente à la qualité et aux normes
M. André Roch, vice-président aux affaires publiques

1. Ouverture de l’assemblée

Dr André Lebrun agit à titre de président d’assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 8 h 30.

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter l’ordre du jour avec les modifications suivantes :

4.3.1 Vérification externe périodique;
4.3.2 Chaire en médecine transfusionnelle;
4.4 Notification reliée au vMCJ;
4.5 VNO : analyse saisonnière;
4.6 Évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction;
9.1 Forum public du comité d’hémovigilance.

3. Adoption du compte rendu de la 52e réunion, le 29 septembre 2004

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter le compte rendu de la 52e réunion du conseil d’administration tenue le 29 septembre 2004, avec les modifications demandées.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 52e réunion

4.1. Négociation de la convention collective du Syndicat des infirmières et infirmiers de Héma-Québec (CSN) à Québec : mise à jour

La présidente et chef de la direction dresse le tableau, à ce jour, de l’état des négociations.

En réponse à la sortie publique du Syndicat des infirmières et infirmiers d’Héma-Québec (CSN), Héma-Québec a, le 14 octobre dernier, fait parvenir une lettre à tout le personnel de son établissement de Québec pour leur expliquer sa version des faits dans le dossier. Cela était particulièrement important dû au fait que tout le personnel syndiqué de l’établissement de Québec est touché par les difficiles négociations avec le SIIQ.

Finalement, le SIIQ a déposé, le 15 novembre 2004, une contre-offre et une session de travail avec le conciliateur devrait avoir lieu dans les prochaines semaines. Ce dossier est à suivre.

4.2. Financement 2004-2005 des autres services

Les discussions sont toujours en cours entre Héma-Québec et le ministère de la Santé et des services sociaux (MSSS) pour le financement 2004-2005 des tissus et de la banque de sang de cordon. Le dossier progresse bien qu’il n’y ait encore aucune confirmation. Il est toutefois intéressant de noter que lors d’une allocution au Forum public d’hémovigilance tenu le 12 novembre 2004, le ministre de la Santé et des Services sociaux, a mentionné qu’il s’apprêtait à donner un mandat exclusif de distribution des tissus à Héma-Québec. Dossier à suivre.

4.3. Fondation Héma-Québec

4.3.1 Vérification externe périodique
La vice-présidente aux affaires juridiques par intérim confirme que les règlements généraux de la Fondation Héma-Québec prévoient que celle-ci doit faire l’objet d’une vérification externe annuelle.

4.3.2 Chaire en médecine transfusionnelle à l’Université de Montréal
M. Jean-François Hardy informe les membres que la Charte de la Chaire en médecine transfusionnelle à l’Université de Montréal a été approuvée par la direction de l’Université de Montréal. Celle-ci vient d’être distribuée chez Héma-Québec pour révision et approbation. Elle devra par la suite être entérinée par le Conseil d’administration de l’Université de Montréal. L’annonce officielle de la Chaire aura lieu le 16 mars 2005.

La présidente et chef de la direction informe les membres que la compagnie Bayer a accepté de financer une partie de la Chaire via la Fondation Héma-Québec.

4.4. Notification reliée au vMCJ

Héma-Québec a notifié les médecins des trois patients qui ont reçu du Facteur XI fabriqué à partir de plasma provenant de donneurs du Royaume-Uni afin de les informer des risques de transmission du variant de la maladie de Creutzfeldt-Jakob (vMCJ). Deux des trois médecins ont accusé réception de la lettre envoyée par Héma-Québec. . La santé publique provinciale doit émettre un avis sur l’évaluation du risque pour guider les médecins dans leurs communications avec leurs patients.

4.5. VNO : analyse saisonnière

La présidente et chef de la direction informe les membres qu’une nouvelle soumission pour l’arrêt saisonnier des tests pour le Virus du Nil Occidental (VNO) sera déposée avant la fin du mois de novembre. Cette soumission prévoit l’arrêt du testing VNO de masse pendant l’hiver et le maintien de testing que pour les dons des donneurs ayant séjournés à l’extérieur du Canada dans les 56 jours précédents leur don. En même temps que cette soumission, Héma-Québec se désistera de son appel sur la décision concernant la première soumission.

Le Comité consultatif de la sécurité, lors de sa réunion des 10 et 11 novembre derniers, a réitéré son appui à l’arrêt saisonnier du dépistage du VNO et au nouveau scénario proposé dans la nouvelle soumission à Santé Canada.

4.6. Évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction

Les membres mentionnent que la fiche d’évaluation utilisée pour l’évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction pour l’année 2003-2004 était beaucoup trop détaillée. Ceux-ci désirent qu’une liste de quatre ou cinq objectifs stratégiques pour l’organisation constitue la base de l’évaluation. Les membres demandent que la présidente et chef de la direction leur soumette une liste d’objectifs sur laquelle ils seront appelés à se prononcer lors de la prochaine réunion.

5. Affaires du conseil

5.1. Rapport des comités

5.1.1 Comité de vérification du 16 novembre 2004
La présidente du Comité de vérification dresse les principaux points de la réunion tenue le mardi, 16 novembre 2004. Le Comité s’est penché sur le rapport de gestion au 30 septembre 2004. Le point saillant est la diminution importante des volumes de livraison de culots globulaires aux hôpitaux par rapport aux volumes budgétés. Selon les prévisions, le nombre de culots globulaires qui seront livrés en 2004-2005 sera d’environ 225 000 au lieu des 242 000 budgétés. Avec une telle réduction de volume, il appert que le coût du culot sera plus élevé que prévu.

Le Comité de vérification est satisfait que la direction d’Héma-Québec travaille à un plan d’action pour faire face à ces diminutions de volume. Toutefois, il sera difficile de ramener le coût unitaire du culot globulaire au tarif budgété puisque les frais fixes et variables d’Héma-Québec ont été organisés en fonction des prévisions transmises par le MSSS.

La présidente du Comité de vérification informe les membres du Conseil d’administration que le projet de Québec s’est soldé avec un dépassement de 1 692 474 $ qui sera inclus dans le loyer de base. La réception définitive du bâtiment n’aura cependant lieu qu’au début de l’année 2005 compte tenu d’un retard du promoteur à corriger certaines déficiences. Héma-Québec dispose toutefois de leviers financiers pour encourager l’entrepreneur à agir avec diligence.

Le Comité a également demandé que l’analyse financière qui lui a été présentée dans le projet « Système intégré de gestion des ressources humaines d’Héma-Québec » (SIGRHQ) soit raffinée au niveau du rapport coûts/bénéfices et lui soit représentée lors de sa prochaine réunion pour discussion avant la présentation au conseil d’administration pour approbation.

Le Comité de vérification encourage également Héma-Québec à se doter d’un plan d’investissement quinquennal en immobilisations et à réviser la politique concernant le change étranger pour faire face au présent marché mouvementé.

5.2. Nomination d’un membre au Comité consultatif de la sécurité

Suite à la démission du Dr Georges Andreu au sein du Comité consultatif de la sécurité, il est proposé de procéder à la nomination du Dr Danielle Rebibo pour le remplacer, son curriculum vitae ayant été préalablement distribué aux membres.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer Dr Danielle Rebibo au Comité consultatif de la sécurité pour un mandat de cinq (5) ans pour représenter le secteur de médecine et pratique transfusionnelle.

6. Affaires financières

6.1. Rapport de gestion au 30 septembre 2004

Les membres du Conseil d’administration ont pris connaissance du rapport de gestion au 30 septembre 2004 qui leur avait été préalablement transmis et qui a été revu en détails par le Comité de vérification à sa réunion du 16 novembre 2004. Les membres du Conseil d’administration n’ont pas de questions supplémentaires.

6.2. Présentation du budget 2005-2006 d’Héma-Québec

Les vice-présidents d’Héma-Québec se joignent à la réunion.

Comparaison, au 31 mars 2004, des données financières d’Héma-Québec avec celles de la Société canadienne du sang

Le vice-président à l’administration et aux finances présente les résultats de l’étude comparative des données financières d’Héma-Québec avec celles de la Société canadienne du sang (SCS). Cette étude est basée sur les données contenues dans les rapports annuels des deux entreprises et elle doit être interprétée avec réserve. L’étude révèle qu’Héma-Québec, sur le plan des coûts, est encore concurrentielle avec la SCS. Cependant, les coûts de la SCS semblent avoir progressé moins rapidement que ceux d’Héma-Québec de telle sorte qu’HQ pourrait se retrouver pour l’année 2004-2005 derrière la SCS.

Présentation des budgets par les vice-présidents

Les vice-présidents présenteront à tour de rôle les points suivants :

1. Volume d’activités 2004-2005
2. Prévisions 2004-2005
3. Défis et projets 2004-2005
4. État des projets 2004-2005
5. Volumes d’activités 2005-2006
6. Budget 2005-2006
7. Défis et projets stratégiques 2005-2006
8. Risques en 2005-2006

Les vice-présidents à l’exploitation, aux affaires médicales et à Histo-Québec présentent les volumes d’activités 2004-2005 versus 2005-2006. Ces volumes d’activités sont reproduits à l’Annexe 1.

Les résultats 2004-2005 et le budget 2005-2006 en milliers de dollars sont présentés par chaque vice-président et sont retrouvés à l’Annexe 2.

Les vice-présidents présentent également les défis et projets stratégiques pour leur secteur d’activités. Le suivi au sondage des employés « Mieux connaître pour mieux faire » constitue un projet pour l’ensemble des vice-présidents ainsi que pour l’entreprise. Le défi est de pouvoir répondre aux attentes créées à la fois par le sondage et les groupes de discussion, le tout dans un contexte de restrictions budgétaires.

Suite à leur présentation, les vice-présidents répondent aux questions des membres.

Budget 2005-2006

Le vice-président à l’administration et aux finances présente le budget global 2005-2006. Après le transfert du coût de collecte du plasma pour fractionnement, celui-ci totalise 284 823 749 $ et se détaille comme suit :

• 125 194 930 $ au niveau des produits labiles;
• 153 912 342 $ au niveau des produits stables;
• 5 716 478 $ au niveau des autres services (Histo-Québec et cellules souches)

Ces chiffres sont basés sur un taux de change de 1,39. Suite à la recommandation faite aux membres du Comité de vérification de ramener ce taux à 1,335, ces derniers entérinent la recommandation et le service des finances modifiera, en conséquence, les chiffres du budget.

Le budget 2005-2006 présente une augmentation de 0,1 % par rapport au budget 2004-2005 approuvé par le Conseil d’administration. Il se situe 42 M $ en deçà du budget quinquennal soumis au ministre de la Santé et des services sociaux en janvier 2004.

Le vice-président à l’administration et aux finances présente les projets pour l’amélioration de la sécurité des produits. Ceux-ci totalisent 1 376 288 $ pour les produits labiles soit, le plus petit budget jamais présenté à cet égard depuis les débuts d’Héma-Québec.

La grille de tarification des produits labiles 2005-2006 est présentée. Le coût unitaire du culot globulaire s’élève à 389,60 $. Ce coût est basé sur l’estimation des volumes de livraison transmise par le MSSS soit, 240 873 unités. Cette tarification sera présentée au Comité de gestion de l’approvisionnement et du financement (CGAF) dans les prochains jours.

Le budget d’immobilisation 2005-2006, les prévisions des liquidités pour 2005-2006 ainsi que les prévisions quinquennales 2005-2006/2010-2011 sont également passés en revue.

Le budget a été confectionné à partir des volumes d’expédition aux centres hospitaliers établis par le MSSS. Ces volumes s’établissent à 240 873 unités au niveau des culots globulaires. Selon la tendance constatée au cours des sept derniers mois, il est peu probable qu’Héma-Québec livre une telle quantité de culots globulaires aux centres hospitaliers l’an prochain. La cible budgétaire établie pour les gestionnaires d’Héma-Québec a donc été faite en fonction des prévisions d’Héma-Québec, soit 232 175 culots globulaires. Or, il est toujours possible que les livraisons soient moindres que la prévision d’Héma-Québec et cela a un effet direct sur le coût du culot globulaire. C’est pourquoi Héma-Québec va élaborer un plan d’actions visant à conserver un tarif culots globulaires sous les 400 $ sur la base de 228 000 culots globulaires livrés.

Ceci nécessitera un important exercice de restrictions budgétaires. Héma-Québec présentera donc, à la prochaine réunion du Conseil d’administration, un plan d’ajustements opérationnels pour faire face à la réduction des volumes de livraisons aux centres hospitaliers pour l’année 2005-2006. Un plan de rattrapage sera aussi présenté pour l’année 2004-2005.

Le président du Conseil d’administration remercie les vice-présidents pour leur présentation. Les membres du Conseil d’administration tiennent à féliciter toute l’équipe d’Héma-Québec pour l’excellent travail effectué dans la confection du budget.

Les vice-présidents se retirent de la réunion à l’exception de la vice-présidente aux affaires juridiques par intérim.

La présidente du Comité de vérification précise que le budget 2005-2006 a été revu en détails lors de la réunion du 16 novembre 2004. Le Comité de vérification recommande l’approbation par le Conseil d’administration du budget 2005-2006 avec la modification au taux de change budgété (1,335 plutôt que 1,39). Le Comité recommande également l’approbation du budget d’immobilisations 2005-2006 au montant de 6 490 320 $. Le Comité de vérification recommande aussi l’approbation des prévisions quinquennales 2005-2006/2010-2011 et la grille de tarification des produits labiles 2005-2006.

En conséquence, il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu :

1. de procéder à l’adoption du budget 2005-2006 avec la modification au taux de change à 1,335 soit, un montant total de 279 313 846 $, comprenant 124 894 806 $ pour les produits labiles, 148 702 563 $ pour les produits stables et 5 716 477 $ pour les autres services.
2. d’allouer au projet de sécurité des produits labiles pour 2005-2006 la somme de 1 376 288 $;
3. d’approuver le budget d’immobilisations 2005-2006 à 6 490 320 $;
4. d’approuver les prévisions quinquennales 2005-2006/2010-2011;
5. d’approuver la grille de tarification des produits labiles 2005-2006.
   

6.3. Demandes d’immobilisations supérieures à 250 000 $

6.3.1 Mise à niveau PROGESA
M. Simon Fournier et Yvan Charbonneau se joignent à la réunion.
Héma-Québec doit procéder à la mise à niveau de son progiciel de production PROGESA pour utiliser une version courante du progiciel qui comporte un minimum d’anomalies, qui permet de continuer à opérer le progiciel de façon stable et sécuritaire et qui supporte adéquatement les nouveaux besoins de l’organisation.

Héma-Québec utilise actuellement la version 4.4D du progiciel. Deux choix s’offrent à elle pour la mise à niveau soit, la version 4.4G qui est disponible depuis 2003 ou la version ePROGESA qui a été mise en marché au début de l’année 2004.

Le Comité de direction d’Héma-Québec recommande de faire la mise à niveau vers PROGESA version 4.4G pour les raisons suivantes :

Ce choix cadre avec la planification stratégique d’Héma-Québec;

1. Une minimisation des risques dans ce projet qui aura un impact direct sur l’exploitation. En effet, un seul client dans le monde utilise présentement ePROGESA;
2. La version 4.4G comporte toutes les fonctionnalités dont a besoin Héma-Québec et son usage est reconnu par les organismes réglementaires en Amérique du Nord;
3. La version 4.4G est plus économique à implanter à court et à moyen terme.

La discussion sur le budget du projet a lieu à huis clos.

Après discussion, il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’approuver la demande en immobilisations reliée à l’acquisition du progiciel PROGESA version 4.4g.

Que la présidente et chef de la direction soit, et elle est par les présentes, autorisée à signer tous les documents nécessaires pour donner suite à la présente résolution, et à sa seule convenance, et à signer tout autre document et apposer tout autre geste qu’elle jugera nécessaire ou souhaitable, à sa seule discrétion pour donner effet à la présente résolution. La signature par la présidente et chef de la direction de tout tel document constituera une preuve irrévocable du consentement d’Héma-Québec à leur signature.

M. Simon Fournier et Yvan Charbonneau quittent la réunion.

7. Sûreté de l’approvisionnement

7.1. Pathogènes sous surveillance : mise à jour

On attire l’attention des membres sur les changements au tableau des pathogènes sous surveillance, mis à jour le 2 novembre 2004. Les changements concernent le HHV-8.

Par ailleurs, la présidente et chef de la direction informe les membres du Conseil d’administration qu’il est fort possible que Santé Canada introduise un critère d’exclusion concernant le virus spumeux simien qui aurait pour effet d’exclure les personnes ayant été en contact avec des primates non humains.

Un membre du CA mentionne le danger d’élaborer une question reliant les contacts avec les primates et le risque de contracter le virus spumeux et le message de santé publique véhiculé depuis des années sur l’absence de risque de contracter le SIDA simplement par contact avec une personne infectée.

7.2. Inspection de Santé Canada à l’établissement de Montréal du 17 au 30 novembre 2004

L’inspection annuelle de Santé Canada à l’établissement de Montréal a débuté ce matin. Les résultats de l’inspection seront transmis aux membres lors de la prochaine réunion.

8. Dépôt de document

Les documents énumérés à l’ordre du jour ont été déposés pour fins d’information. Les membres n’ont pas de question sur ceux-ci.

9. Varia

9.1. Forum public du Comité d’hémovigilance

Le Forum public du Comité d’hémovigilance intitulé « La sécurité transfusionnelle : à quel prix? » a eu lieu le 12 novembre dernier à Montréal. La présidente et chef de la direction résume la teneur du Forum pour le bénéfice des membres du Conseil d’administration.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le mercredi, 15 décembre 2004 à l’établissement de Montréal.

11. Levée de l’assemblée

Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 15 h 45.