Décembre

59^e réunion à la salle du Conseil

Ville Saint-Laurent le mercredi 14 décembre 2005 à 14 h

Étaient présents :

M. Jean-Pierre Allaire
Mme Cheryl Campbell Steer
Mme Hélène Darby
Dr Francine Décary
Mme Carole Deschambault
Dr Marc Dionne
M. Christian Gendron
Dr Jean-François Hardy
M. Jean-Guy Lorrain (observateur du comité d’hémovigilance)
Dr Serge Montplaisir
Dr Lucie Poitras

Était absent :

Dr Pierre Ouellet

Invités :

Mme Djénane André, attachée d’assemblée
Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
Héma-Québec

1. Ouverture de l’assemblée

Mme Cheryl Campbell Steer agit à titre de présidente d’assemblée. Elle souhaite la bienvenue aux membres présents. Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 14 h

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter l’ordre du jour avec l’ajout des points suivants :

• 6.2.1 Nomination du président du comité de vérification
• 6.9 Responsabilité des administrateurs
• 6.10 Fin du mandat de Monsieur Jean-Guy Lorrain à titre d’observateur du comité d’hémovigilance
• 6.11 Félicitations pour la nomination de Monsieur Jean-Pierre Allaire à titre de vice-président de l’Ordre des comptables agréés

3. Adoption du compte rendu de la 58e réunion du 5 octobre 2005

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter le compte rendu de la 58e réunion du conseil d’administration tenue le 5 octobre 2005 avec une correction mineure.

4. Affaires découlant du compte rendu de la 58e réunion

4.1. Régie d’entreprise : auto-évaluation des administrateurs

La compilation des résultats du sondage est présentée. On discute plus particulièrement des éléments qui ont obtenu les plus bas pointages :

• Indépendance du conseil d’administration vis-à-vis la direction : Malgré le pointage obtenu les membres ne considèrent pas qu’il y ait un problème quant à leur indépendance vis-à-vis la direction. Par exemple, lorsqu’ils veulent discuter d’un sujet en particulier, ils sont à l’aise de rajouter des points à l’ordre du jour des réunions.
• Perfectionnement : Un plan sera présenté à la prochaine réunion du conseil d’administration à cet effet.
• Code d’éthique : Le code d’éthique sera revu par les administrateurs une fois par année à la première réunion suivant le début de l’année financière.
• Intégration des nouveaux membres : Les administrateurs désirent rencontrer les vice-présidents et souhaitent que l’intégration soit « continue ». De plus, on demande de porter une attention particulière au langage technique utilisé par les vice-présidents qui présentent des dossiers au conseil d’administration.
• Délai d’envoi pour les documents aux administrateurs : Les administrateurs sont satisfaits des délais et ne désirent pas modifier les règlements généraux à cet effet.

Quant au questionnaire d’auto-évaluation lui-même, les administrateurs le considèrent adéquat.

La fréquence des auto-évaluations reste à être établie.

4.2. Programme de formation en gouvernance du Collège des administrateurs

La présidente et chef de la direction fait le tour des formations offertes aux administrateurs (Collège des administrateurs, HEC, Ordre des administrateurs agréés). Un suivi sera fait à la prochaine réunion.

4.3. Lettre du MSSS annonçant le rapatriement des surplus et la ponction du budget et la réponse d’Héma-Québec

Les membres ont pris connaissance de la lettre du ministre de la Santé et des Services sociaux du 19 octobre 2005 ainsi que de la réponse de la présidente du conseil d’administration à cette lettre en date du 23 novembre 2005. La lettre du 23 novembre demeure sans réponse.

Par ailleurs, les membres discutent de nouveau du fait qu’il n’y a pas eu de confirmation de la part du gouvernement quant au financement des tissus et du sang de cordon. On demande à la présidente et chef de la direction de relancer les intervenants appropriés au niveau du MSSS.

4.4. Programme d’assurance

Depuis la dernière réunion, le document de décision présenté au conseil d’administration a été acheminé au sous-ministre adjoint à la santé publique qui a répondu par une lettre favorable. Il a fait suivre le document à la direction des affaires juridiques du Ministère de la Santé qui a aussi émis un avis favorable à ce sujet. De plus, le comité d’hémovigilance, lors de sa réunion du 17 novembre dernier, a été saisi du dossier et a également émis un avis favorable. Le coordonnateur du secrétariat du sang nous informe que le dossier sera présenté au ministre en janvier 2006. Un suivi sera fait lorsque de nouveaux développements surviendront.

5. Affaires financières

Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la réunion

5.1. Approbation des tarifs 2006-2007 par Approvisionnement Montréal

La lettre d’approbation d’Approvisionnement Montréal pour la proposition tarifaire des produits labiles et stables pour 2006-2007 ayant été préalablement distribuée aux administrateurs, ceux-ci félicitent l’équipe des finances pour le bon travail effectué et les résultats obtenus.

5.2. Rapport de gestion au 30 septembre 2005

Le rapport de gestion au 30 septembre 2005 est commenté. Le vice-président à l’administration et aux finances informe les membres que les sommes que le ministre a annoncé qu’il allait rapatrier vont être retranchées des versements de février et mars 2006. Le surplus additionnel prévu pour 2005-2006 devrait se chiffrer autour de 8 millions et pourra couvrir les frais de fonctionnement de la vice-présidence des tissus et de la banque publique de sang de cordon. Par ailleurs, le département des finances effectue des rappels aux deux mois aux représentants du Secrétariat du sang à l’effet que le dossier du financement des tissus n’est toujours pas réglé.

Par ailleurs, un des administrateurs demande à ce que les données financières présentées au conseil soient les plus récents possible.

5.3. Défi-ÉTAPES : état de situation

Les efforts de défi-ÉTAPES 2005-2006 devraient, si la tendance se maintient, résulter en un tarif de 399, 29 $ pour le culot pour l’année en cours. Suite aux efforts effectués dans le cadre de défi-ÉTAPES 2006-2007, le tarif du culot pour l’année prochaine devrait se chiffrer à 412, 72 $ donc 0,03 $ de moins que le tarif présenté et accepté par Approvisionnement Montréal (415, 54 $) pour un budget basé sur 230 000 culots. Les économies de 2.9 millions de dollars anticipés dans le cadre de défi-ÉTAPES 2006-2007 feraient en sorte que le tarif de 412, 72 $ se situerait en deçà de l’IPC. Compte tenu des efforts soutenus pour les trois exercices budgétaires mentionnés ci-dessus, il est prévu que le défi-ÉTAPES 2007-2008 sera plus difficile à concrétiser.

5.4. Approbation de demandes d’immobilisations

5.4.1 PROMINI
Les administrateurs ont pris connaissance du document soumis au préalable quant à la demande d’augmentation du coût pour le projet PROMINI. Lorsque le budget du projet PROMINI a été présenté au conseil d’administration en novembre 2004, celui-ci avait été élaboré suite à la phase de l’étude préliminaire. Lors de la phase de conception, les nouvelles fonctionnalités identifiées dans PROGESA 4.4.g ont été analysées, débattues et finalement approuvées par le Comité de pilotage (COPI). Le projet final comporte ainsi 18 demandes supplémentaires d’amélioration nécessitant du travail de développement par MAK System. Dans le budget initial une contingence de 25 % de frais de consultation (103 000 $) avait été réservée. Cependant, les 18 demandes de développement se chiffrent à 694 000 $ dont 245 000 $ découlent directement de la mise en place d’ISBT 128 qui est un projet de sécurité. À ces frais de développement de MAK System s’ajoutent des coûts additionnels dus au prolongement du projet de 5 mois. Par ailleurs, on calcule un retour sur investissement direct relié à ces développements de 374 000 $ sur une période de 5 ans soit la durée de vie du progiciel. Finalement, du montant de 694 000 $, seulement 369 000 $ constituent un coût additionnel, c'est-à-dire non budgété.

Après discussion, le conseil d’administration approuve la modification du projet telle que décrite ci-dessus et y alloue la somme supplémentaire de 694 000 $ aux conditions suivantes :

1. Les sommes non budgétées doivent être récupérées à l’intérieur de l’enveloppe budgétaire globale approuvée par le conseil d’administration.
2. Ce projet sera suivi par le comité de vérification à chacune de ses réunions.
3. À la fin du projet, le suivi du retour sur investissement sera effectué par le comité de vérification.

5.4.2 Réfection de l’enveloppe extérieure du 4045, boulevard Côte-Vertu

Les membres ont pris connaissance du document distribué préalablement concernant la réfection de l’enveloppe du bâtiment 4045, Côte-Vertu. Il s’agit de sécuriser structuralement le parement de l’édifice et corriger l’étanchéité de l’enveloppe. Un appel d’offres public a été lancé en novembre 2005 et selon les résultats de celui-ci les coûts capitalisables pour les travaux et pour les honoraires professionnels se chiffrent à 1 500 850 $ incluant une contingence approximative de 8 %. Il manque 45 000 $ dans les budgets approuvés pour compléter ce projet au coût mentionné précédemment.

Suite à une discussion, il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de procéder à la réfection de l’enveloppe du bâtiment 4045 Côte-Vertu au coût total de 1 500 850 $.

Que la présidente et chef de la direction soit et elle est par la présente autorisée à signer tous les documents nécessaires pour donner suite à la présente résolution.

Que le montant de 45 000 $ qui dépasse le budget déjà approuvé soit récupéré dans le budget général des immobilisations et ainsi n’a pas d’impact sur le budget approuvé par le conseil d’administration.

5.4.3 Acquisition d’un système d’information de laboratoire : SIL

Les membres ont eu l’occasion de prendre connaissance du document présenté concernant l’acquisition d’un système d’information de laboratoire (SIL). On répond aux questions des administrateurs. Le coût d’acquisition de ce système a déjà été prévu au budget 2005-2006 (235 000 $) et 2006-2007 (250 000 $) pour un total de 485 000 $. Selon un survol du marché, le SIL pourrait coûter plus cher et comme ce projet doit être arrimé avec PROMINI, l’échéancier est très serré. Malgré les efforts du Comité, le processus d’appel d’offres n’a pu être complété à temps pour cette réunion du conseil d’administration. De plus, compte tenu de l’échéancier de PROMINI, il était impossible d’attendre à la prochaine réunion du conseil d’administration. En conséquence, une somme supplémentaire de 65 000 $ est demandée au CA afin de pouvoir engager Héma-Québec jusqu’à concurrence de 550 000 $ pour l’acquisition du SIL.

Après discussion, il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de procéder à l’acquisition d’un système d’information de laboratoire (SIL) pour une somme maximale de 550 000 $. Si suite à l’ouverture des enveloppes de prix celui-ci est supérieur à 550 000 $, Héma-Québec devra convoquer le comité exécutif qui pourra alors accepter une dépense supplémentaire de 100 000 $ pour un prix total du SIL de 650 000 $.

Que la présidente et chef de la direction soit et elle est par la présente autorisée à signer tous les documents nécessaires pour donner suite à la présente résolution.

Que tout montant qui dépasse le budget déjà approuvé soit récupéré dans le budget général des immobilisations et ainsi n’a pas d’impact sur le budget approuvé par le conseil d’administration.

Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion.

6. Affaires du conseil

6.1. Élection d’un président

Madame Cheryl Campbell Steer, après y avoir réfléchi, décide d’accepter de soumettre sa candidature à titre de présidente du conseil d’administration d’Héma-Québec. Les membres procèdent à son élection à l’unanimité.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’élire Madame Cheryl Campbell Steer à titre de présidente du conseil d’administration d’Héma-Québec pour une période de deux (2) ans, mais n’excédant pas la durée de son mandat à titre d’administrateur.

6.2. Élection d’un vice-président

Considérant que Madame Cheryl Campbell Steer laisse le poste de vice-présidente vacant et que Docteur Lucie Poitras en a assuré l’intérim depuis, les membres proposent qu’elle soit officiellement élue à titre de vice-présidente.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’élire Docteur Lucie Poitras à titre de vice-présidente du conseil d’administration d’Héma-Québec pour une période de deux (2) ans, mais n’excédant pas la durée de son mandat à titre d’administrateur.

6.2.1 Nomination du président du comité de vérification

Madame Campbell Steer informe les membres qu’à titre de présidente du conseil d’administration elle ne pourra continuer son mandat à titre de présidente du comité de vérification et propose Jean-Pierre Allaire pour la remplacer.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’élire Monsieur Jean-Pierre Allaire à titre de président du comité de vérification.

6.3. Évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction

L’évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction a lieu à huis clos et la présidente et chef de la direction ainsi que tous les invités se retirent de la réunion pour ce point.

Suite à une discussion tenue à huis clos, il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter la résolution intitulée « Évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction pour l’année 2004-2005 ».

6.4. Grille d’autorisation pour signataires – révision annuelle

Les membres prennent connaissance des modifications à la grille d’autorisation des dépenses qui fait partie des Règlements généraux d’Héma-Québec. Les modifications sont acceptées en ajoutant une note dans la colonne « Ajustement d’inventaire » afin de refléter les procédures de décompte d’inventaire en vigueur chez Héma-Québec.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’adopter la grille d’autorisation pour signataires avec la modification demandée telle qu’annexée aux présentes pour en faire partie intégrante.

6.5. Comité exécutif : nomination de deux membres

Selon la Loi sur Héma-Québec et sur le comité d’hémovigilance, le comité exécutif doit être composé de cinq (5) administrateurs incluant le président, le vice-président et le secrétaire. Il s’agit de combler deux (2) postes vacants au sein du comité exécutif.
Les membres proposent Mme Hélène Darby et M. Christian Gendron qui acceptent de siéger au comité exécutif.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer Mme Hélène Darby et M. Christian Gendron à titre de membres du comité exécutif et ce, jusqu’à la fin de leur mandat à titre d’administrateurs.

6.6. Comité consultatif scientifique et médical de la sécurité

6.6.1 Nomination du Dr Julie Audet à titre de membre du comité consultatif scientifique et médical

Le mandat de Dr James Piret à titre de membre du comité consultatif scientifique et médical est venu à terme et il a avisé qu’il ne désire pas être renommé sur ce comité. Il a cependant suggéré Docteur Julie Audet pour le remplacer. Les membres prennent connaissance du curriculum vitae du Docteur Audet et considèrent qu’il s’agit d’un membre dont la contribution pourra être très intéressante pour ledit comité.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu de nommer Docteur Julie Audet, Ph.D, à titre de membre du comité consultatif scientifique et médical et ce pour une période de cinq (5) ans.

6.6.2 Recommandation découlant de la réunion du 23 novembre 2005 sur le projet plaquettes in vitro
Les membres prennent connaissance de la recommandation du Comité lors de sa réunion du 23 novembre. Compte tenu que le CCSM procèdera à sa réunion du printemps 2006 à l’évaluation du projet IvIg et que, par la suite, il fera ses recommandations définitives sur la poursuite des 2 projets ou sur la priorisation de l’un deux, les administrateurs attendront la recommandation du comité consultatif scientifique et médical avant de se prononcer sur ce sujet.

6.7. Révision annuelle du protocole établissant les relations entre Héma-Québec et la Fondation Héma-Québec

Les membres prennent connaissance des modifications au protocole établissant les relations entre Héma-Québec et la Fondation Héma-Québec. La Fondation s’est engagée à rembourser les avances de fonds d’Héma-Québec lorsque son avoir aura atteint un certain seuil. Ce seuil a maintenant été atteint. En conséquence, les parties doivent s’entendre sur les modalités de remboursement.

6.8. Transmission des documents aux administrateurs

On demande aux administrateurs s’ils préfèrent recevoir les documents des réunions par courriel ou s’ils désirent que les documents leur soient toujours transmis par messager. Les membres préfèrent recevoir les documents par messager. Il n’y aura donc pas de changement dans les procédures.

6.9. Responsabilité des administrateurs

Un des administrateurs propose que la direction d’Héma-Québec signe une déclaration à chaque réunion du conseil d’administration attestant notamment que certaines lois qui engendrent la responsabilité des administrateurs sont respectées et que la police d’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants est toujours en vigueur. Après discussion, les membres acceptent cette proposition.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu que la direction dépose à chaque réunion du conseil d’administration la déclaration de la direction dûment complétée.

Par ailleurs, les administrateurs demandent à ce qu’une présentation soit faite sur les lois qui entraînent une responsabilité personnelle des administrateurs.

6.10. Fin du mandat de Monsieur Jean-Guy Lorrain à titre d’observateur du comité d’hémovigilance

Monsieur Jean-Guy Lorrain, l’observateur nommé par le comité d’hémovigilance, annonce que son mandat à titre de membre du comité d’hémovigilance prend fin et en conséquence son statut d’observateur au conseil d’administration d’Héma-Québec prend également fin.

Le conseil d’administration remercie Monsieur Lorrain pour son engagement au niveau du conseil. La présidente et chef de la direction remercie plus particulièrement Monsieur Lorrain pour son niveau d’engagement lors de la création d’Héma-Québec et aussi comme membre fondateur de l’Association des bénévoles du don de sang.

6.11. Félicitations pour la nomination de Monsieur Jean-Pierre Allaire à titre de vice-président de l’Ordre des comptables agréés

La présidente du conseil d’administration souligne la nomination de Monsieur Jean-Pierre Allaire à titre de vice-président de l’Ordre des comptables agréés.

Les membres félicitent Monsieur Allaire pour cette nomination.

7. Assurance responsabilité civile primaire

Les membres ont pris connaissance du document de décision au sujet de l’assurance responsabilité civile primaire et la recommandation de demeurer avec le programme de l’Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux (AQESSS). Compte tenu que l’adhésion au programme de l’AQESSS présente encore des avantages substantiels et qu’il n’est pas possible d’obtenir une couverture d’assurance pour les premiers 4 millions à un prix raisonnable comme alternative, le conseil d’administration entérine la recommandation du comité de direction, soit de demeurer avec l’AQESSS.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu d’entériner la recommandation du comité de direction d’Héma-Québec décrite ci-dessus en ce qui concerne l’assurance responsabilité civile primaire.

8. Sûreté de l’approvisionnement

8.1. Pathogènes sous surveillance : mise à jour

Le tableau de bord des pathogènes sous surveillance est présenté. Suite à une discussion les membres souhaitent que le VNO soit réintégré dans la grille.

8.2. Observations de Santé Canada et réponses d’Héma-Québec suite à l’inspection de la Banque de sang de cordon / registre des donneurs de moelle osseuse ou de cellules souches périphériques

8.3. Observations de Santé Canada et réponses d’Héma-Québec suite à l’inspection de l’établissement de Montréal du 24 octobre au 2 novembre 2005

Ces points sont discutés conjointement

Les observations de Santé Canada et les réponses d’Héma-Québec suite à l’inspection de la Banque de sang de cordon / registre des donneurs de moelle osseuse ou de cellules souches périphériques et suite à l’inspection de l’établissement de Montréal du 24 octobre au 2 novembre 2005 sont déposées pour information. On note que certaines actions proposées dans les réponses d’Héma-Québec n’ont pas été effectuées car leur date de mise en place est postérieure à la date de la présente réunion. On demande donc qu’un suivi soit fait à la prochaine réunion à savoir si les actions ont été effectuées.

8.4. Préparation d’Héma-Québec à une possible pandémie d’influenza

La table des matières d’un plan de préparation d’Héma-Québec à une possible pandémie d’influenza est déposée séance tenante. Le plan est en cours d’élaboration. Celui-ci sera déposé au conseil d’administration lorsqu’il aura été finalisé et envoyé au représentant de la santé publique dès qu’il aura reçu l’approbation interne chez Héma-Québec.

9. Rapport de la direction

9.1. Fermeture de la vision 1998-2005

La présidente et chef de la direction effectue un historique de la vision 1998-2005 qui était : « En 2005, Héma-Québec sera le chef de file en Amérique du Nord parmi les fabricants de produits sanguins ». Elle énumère les actions concrètes qui permettent à Héma-Québec d’affirmer que cette vision a été atteinte.

9.2. Présentation de l’énoncé de vision 2005-2010

La présidente et chef de la direction décrit le processus qui a mené à la rédaction de la vision 2005-2010 notamment la création d’un comité composé de directeurs, la consultation du personnel, la réception des propositions du personnel par le comité de direction et la rédaction de l’énoncé de vision par le comité de direction. Le libellé a été dévoilé aux journées Halte-Ressources et il est maintenant présenté au conseil d’administration.

La vision 2005-2010 se lit comme suit : « Héma-Québec place l’engagement, le soutien et la reconnaissance de son personnel ainsi que la confiance de ses partenaires au cœur de sa volonté de demeurer un modèle de qualité et d’innovation en matière d’approvisionnement sécuritaire en produits sanguins, tissus humains et cellules souches. »

Le conseil d’administration est d’accord avec la vision proposée.

9.3. Rapport sur les journées Halte-Ressources

La présidente et chef de la direction fait un rapport sur les journées Halte-Ressources qui ont eu lieu les 21 et 30 novembre 2005 à Montréal et le 28 novembre 2005 à Québec. Ces journées ont été conçues et organisées par un comité organisateur complètement formé de personnel de la base provenant de toutes les vice-présidences. Le Comité était accompagné par les membres du service des Affaires publiques. Les journées Halte-Ressources ont consacré l’avant-midi à la fermeture de la vision 1998-2005 et l’après-midi à la vision 2005-2010 ainsi qu’à la présentation des recommandations du comité conciliation travail et vie personnelle. Les formulaires d’évaluation des ces journées ont révélé une très grande satisfaction de la part du personnel.

Les administrateurs félicitent le comité organisateur des journées Halte-Ressources pour son excellent travail.

9.4. Conférence consensus sur l’autosuffisance en plasma (programme final)

Le programme final pour la conférence consensus sur l’autosuffisance en plasma a été envoyé aux administrateurs. Ceux-ci sont encouragés à y participer activement puisqu’il s’agit d’une activité pouvant avoir des impacts à long terme sur Héma-Québec.

9.5. Rapport préliminaire sur les rencontres publiques régionales

Les rencontres publiques régionales sont complétées pour l’année. Au cours de 2005, il y a eu 10 rencontres et 862 personnes se sont présentées dont 102 n’étaient pas des bénévoles des 168 comités organisateurs de collectes. 4 membres du conseil d’administration ont assisté aux réunions. Les rencontres ont généré 26 articles dans les médias écrits et 17 présences dans les médias électroniques.

Les formulaires d’évaluation ont révélé que ces rencontres ont été très prisées par les participants.

9.6. Réclamation d’un HSH

Héma-Québec a reçu une signification d’une poursuite aux petites créances par un homme qui se dit lésé du fait qu’il a été interdit suite au critère d’exclusion des hommes ayant eu des relations sexuelles avec d’autres hommes depuis 1977. Héma-Québec va contester cette demande et appellera Santé Canada en garantie afin de pouvoir présenter une solution complète au litige. Cet appel en garantie aura probablement pour effet de renvoyer la cause en cour supérieure.

10. Dépôt de document

10.1. Rapport de la Fondation Héma-Québec

Le rapport de la Fondation Héma-Québec a été distribué au préalable pour information.

10.2. Info Héma-Québec Volume 8 – Octobre 2005

Ce document a été transmis aux membres pour information.

11. Prochaine réunion

11.1. Soirée bénéfice – Fête de la vie 2006

Les membres sont informés d’une soirée bénéfice au profit du Fonds Patrick Bérard à la Fondation Héma-Québec qui aura lieu le 16 février 2006. Tous les membres sont invités à y participer.

12. Prochaine réunion : 16 février 2006

13. Levée de l’assemblée

Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 18 h 50