8.1 Élection au poste de vice-président
Les membres discutent des rôles et responsabilités du vice-président et du fait que, selon les règlements généraux, le vice-président ne devient pas automatiquement président.
Les membres proposent M. René Carignan. Celui-ci accepte.
Les membres renoncent à la tenue d’un vote secret et votent à main levée.
Monsieur René Carignan est élu à l’unanimité à titre de vice-président du Conseil d’administration pour un mandat de deux (2) ans débutant le 31 juillet 2008.
8.2 Nomination d’un membre au comité exécutif
On rappelle la composition actuelle du comité exécutif.
Les membres discutent d’une suggestion de la présidente selon laquelle les présidents des comités du Conseil pourraient y siéger.
Le représentant du milieu académique a également suggéré qu’un membre ayant une expertise médicale, préférablement dans le domaine de la santé publique, siège au comité. La candidature de Dr Marc Dionne est proposée. Celui-ci accepte de devenir membre du comité exécutif.
Dr Marc Dionne est nommé à titre de membre du comité exécutif pour un mandat de trois (3) ans.
Le comité exécutif est donc composé des personnes suivantes : M. Jean-Pierre Allaire (à titre de président du Conseil), M. René Carignan (à titre de vice-président du Conseil, de président du comité de vérification et membre du comité des ressources humaines et de la rémunération), Dr Francine Décary (à titre de secrétaire du Conseil), Mme Hélène Darby (à titre de présidente du comité de gouvernance; déjà membre du comité exécutif) et Dr Marc Dionne (membre ayant une expertise médicale).
8.3 Comité de gouvernance : rapport de la réunion du 20 mai 2008
8.3.1 Compte rendu
La présidente du comité résume les sujets abordés lors de la réunion du 20 mai 2008 outre les points déjà inscrits à l’ordre du jour de la présente séance du Conseil.
Participation du président du Conseil aux réunions du comité : la présidente avisera le président de la tenue de chacune des réunions du comité et l’y invitera;
Suivi des mandats des membres du Conseil et de ses comités : les membres ont discuté des mandats des membres du Conseil à renouveler. Ils ont aussi convenu d’établir les profils recherchés pour d’éventuels nouveaux administrateurs;
Présence des administrateurs aux réunions du Conseil et de ses comités : la présidente du comité communiquera avec des membres dont l’assiduité est jugée insatisfaisante;
Suivi sur les formations offertes aux administrateurs : les membres considèrent que les formations offertes par le Collège des administrateurs de sociétés et l’Institut des administrateurs de sociétés étaient trop théoriques et élémentaires. Il aurait été préférable de présenter des mises en situation au lieu d’insister sur le rôle et le mandat des comités;
Déroulement des réunions du Conseil : on a discuté des propositions formulées par la présidente du Conseil visant à améliorer le déroulement des réunions. Les membres du CA ont d’ailleurs reçu une lettre à cet effet et les suggestions (notamment, résumé de l’enjeu incluant les options retenues et rejetées des documents soumis pour approbation, liste des modifications apportées à un document présenté pour adoption) sont appliquées à la présente réunion du Conseil.
Par ailleurs, Dr Martin Champagne annonce qu’il quitte le comité de gouvernance en raison de son rôle éventuel de consultant pour Héma-Québec.
Il ne serait plus ainsi un administrateur indépendant. Mme Cheryl Campbell Steer qui assistait aux réunions à titre de présidente du Conseil manifeste son intérêt de demeurer membre du comité.
8.3.2 Autoévaluation des administrateurs 2007 : présentation des résultats bruts
La discussion a lieu a huis clos.
8.3.3 Révision des règlements généraux
La vice-présidente aux affaires juridiques rappelle que les règlements généraux ont été révisés en profondeur en octobre 2006. À la suite de cette révision, des modifications mineures (précisions, concordances et élimination de répétitions) ont été apportées. Toutes les présentes modifications soumises au Conseil ont été révisées par le comité de gouvernance lors de sa réunion du 20 mai 2008.
Les principaux changements sont :
Définition d’administrateur indépendant (art 1.1.2) ajoutée. Elle est conforme à celle de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État;
Quorum (art. 3.3.6) : précise que le quorum est constaté en début de réunion et demeure tant que le président ne constate pas son absence;
Absence (3.3.12) : cet article précise qu’un administrateur est présumé ne pas avoir consenti à une résolution faite lorsque celui ci est absent. Ceci est conforme à l’art. 337 du Code civil du Québec;
Le rôle et les obligations de l’observateur sont définis (art. 3.4);
Le CA se donne le droit de nommer un observateur au CÉR (art. 8.6);
La faute intentionnelle est exclue de l’indemnisation et l’obligation d’assurance puisque celle-ci ne peut faire l’objet d’assurance de par sa nature en vertu de l’article 2464 du Code civil du Québec (art. 12.1 et 12.3).
Les membres discutent de la destitution d’un administrateur. Ils considèrent que d’autres critères que l’absentéisme devraient être pris en compte (par exemple, un membre qui agirait à l’encontre de la mission d’Héma-Québec). Aussi, les membres suggèrent qu’un membre soit avisé avant d’être destitué. Le comité de gouvernance se penchera sur les modalités de destitution d’un membre.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter les règlements généraux tels que modifiés.
8.4 Comité de vérification : rapport de la réunion du 4 juin 2008
8.4.1 Renouvellement du mandat de Dr Serge Montplaisir
Dr Serge Montplaisir a indiqué au président du comité qu’il souhaitait demeurer membre.
Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de renouveler le mandat de Dr Serge Montplaisir à titre de membre du comité de vérification pour une durée de trois (3) ans.
8.4.2 États financiers au 31 mars 2008
Le président du comité de vérification explique brièvement le document qui a été examiné en détail par les membres du comité lors de la séance du 4 juin 2008. Les principaux éléments à retenir sont :
Le Vérificateur général a présenté les résultats de la vérification des états financiers. Le total des inexactitudes de l’exercice non corrigées représente 19 598 $ de l’excédent des produits sur les charges. L’impact des inexactitudes non corrigées a été jugé non significatif par la direction et par le Vérificateur général qui a donc formulé une opinion sans réserve;
Le vice-président à l’administration et aux finances a présenté les résultats financiers et les membres du comité de vérification ont eu l’occasion de poser toutes les questions à cette occasion;
Le comité de vérification a rencontré les représentants du Vérificateur Général en l’absence de la direction;
Les divers instruments financiers ont été revus.
Le Comité de vérification s’est déclaré satisfait des états financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2008 tels que présentés et recommande leur adoption au Conseil d’administration.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les états financiers 2007-2008 et de désigner Mme Cheryl Campbell Steer et M. Jean-Pierre Allaire comme signataires.
Les membres tiennent aussi à féliciter l’équipe des finances pour la vérification et toute l’équipe de direction pour les résultats 2007-2008.
8.4.3 Plan directeur d’aménagement 2008-2010 (Établissement de Montréal)
On rappelle qu’il s’agit d’un projet de classe D (marge d’erreur de 20 % à 100 %) selon le cadre d’approbation des coûts des projets majeurs de construction approuvé par le Conseil en avril dernier. Le plan a été révisé à la suite des commentaires formulés par le comité de vérification. Il comprend maintenant une répartition des coûts par secteur et décrit l’impact sur les lignes de produits.
Le vice-président à l’exploitation décrit les besoins au niveau des tissus humains, du laboratoire de référence et des cellules souches, des produits stables et des produits labiles. Il explique aussi les aménagements touchant le pavillon modulaire et la création d’une mezzanine. Les coûts, amortis sur 20 ans, sont évalués à 6,1 M $.
On tient à préciser que le projet sera soumis à nouveau au Conseil d’administration lors de la phase de l’avant-projet détaillé. L’échéancier sera ajusté en fonction des approbations du comité de vérification et du CA.
Le comité de vérification a étudié ce plan lors de la séance du 4 juin. À la suite des réponses obtenues à leurs questions, les membres se sont déclarés satisfaits.
Le comité recommande au Conseil l’adoption du plan.
Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le plan directeur d’aménagement 2008-2010 (établissement de Montréal) – Évaluation de classe D.
M. René Carignan quitte la réunion.
8.4.4 Globule Laval
Le vice-président à l’exploitation présente le document. On constate que le Globule Côte-Vertu n’est pas performant. Plusieurs raisons expliquent ce faible rendement dont le faible bassin de population à proximité, l’accès difficile en voiture et en transport en commun, la localisation dans une zone majoritairement industrielle et l’incapacité, faute d’espace, de mettre en place les équipements de prélèvements nécessaires à l’approvisionnement (aphérèse). Des sites potentiels ont donc été analysés en tenant compte de divers éléments dont une étude de géomarketing sur le profil du donneur type, la banque de donneurs d’Héma-Québec, les bassins de population potentiels, un sondage auprès des donneurs et un estimé des coûts de location.
La décision d’implanter un Globule à Laval a été retenue. Le Centre Laval a été choisi à la suite à d’un appel d’offres ciblé. Un bail de 5 ans avec option de renouvellement a été négocié.
Un tableau montre l’impact financier et le total estimé de produits prélevés en 2012. Les membres discutent des volumes des doubles culots en 2009-2010. Ils posent aussi des questions sur les projections de produits prélevés. Elles sont jugées raisonnables quoique la cible de 34 690 semble optimiste. On précise que ces chiffres sont notamment basés sur les résultats des collectes mobiles effectuées au Centre Laval.
Le comité de vérification a examiné le projet et les diverses estimations (coût et produits prélevés) lors de sa réunion du 4 juin. Les membres se sont déclarés satisfaits. Le comité recommande donc au Conseil d’approuver le déménagement du Globule à Laval.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le déménagement du Globule au Centre Laval incluant l’aménagement du local dont le coût sera de 440 000 $ en immobilisations.
8.4.5 Politiques d’emprunt, de placement et d’échange de devises (Suivi du projet de loi modifiant la Loi sur l’administration financière)
La mise en place des directives administratives soumises pour approbation vise à se conformer aux dispositions de la Loi modifiant la loi sur l’administration financière.
Elles constituent des contrôles supplémentaires pour le comité de vérification et le Conseil. Elles prévoient les diverses autorisations requises par les ministères concernés (Finances, Santé et Services sociaux).
Les directives suivantes sont présentées :
8.5 Comité des ressources humaines et de la rémunération : rapport de la réunion du 4 juin 2008
8.5.1 Révision annuelle au 1er juillet 2008 des paramètres salariaux pour le personnel non syndiqué
La discussion a lieu à huis clos.
8.5.2 Évaluation de rendement de la présidente et chef de la direction
Les invités quittent la réunion.
La discussion a lieu à huis clos.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter la résolution intitulée « Évaluation de rendement pour l’année 2007-2008 de la présidente et chef de la direction » jointe au présent compte rendu pour en faire partie intégrante.
Les invités se joignent à nouveau à la réunion.
8.6 Comité consultatif scientifique et médical : réunion du 29 avril 2008
8.6.1 Commentaires des observateurs du Conseil
Le représentant du milieu académique et observateur du Conseil au CCSM fait part de ses commentaires.
Selon lui, il s’agit d’une année charnière lors de laquelle les nouvelles orientations de cette vice-présidence porteront fruit et les retombées de la recherche ne sauront tarder en raison de l’expérience du nouveau vice-président à la recherche et au développement. Le profil des observateurs du CA au CCSM devrait être établi en conséquence.
8.7 Comité d’éthique de la recherche
8.7.1 Rapport annuel 2007-2008
Les membres prennent acte du rapport déposé. Le document présente les nouveaux projets de recherche approuvés, les projets réapprouvés, les rapports de fin de projet ainsi que les incidents particuliers.
8.7.2 Nomination de Me Mélanie Champagne à titre de juriste substitut
Les membres prennent connaissance du curriculum vitae de Me Mélanie Champagne.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de nommer Me Mélanie Champagne à titre de juriste substitut au comité d’éthique de la recherche pour un mandat de cinq (5) ans.
8.8 Calendrier des réunions du Conseil et de ses comités (2008-2010)
Les membres prennent connaissance du projet de calendrier.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le calendrier des réunions du Conseil et de ses comités pour 2008-2010.
Par ailleurs, la présidente du Conseil invite à nouveau les membres à participer aux rencontres publiques régionales prévues à l’automne 2008. Elle fait circuler la liste des RPR et demande aux membres de choisir une date et d’y inscrire leur nom.
