JuinConseil d’administration – 80e réunionSalle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le mercredi 10 juin 2009 à 12 h 30Étaient présents : M. Jean-Pierre Allaire
Mme Cheryl Campbell Steer
M. René Carignan
Mme Martine Carré
Mme Hélène Darby
Mme Carole Deschambault
Dr Francine Décary
Dr Serge Montplaisir Étaient absents : Dr Martin Champagne
Dr Marc Dionne
M. Wilson Sanon, observateur du comité d’hémovigilance Invités : Dr Gilles Delage, vice-président aux affaires médicales en microbiologie
Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée
Héma-Québec 1. Ouverture de l’assemblée M. Jean-Pierre Allaire agit à titre de président d’assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents. Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 35. 2. Adoption de l’ordre du jour
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter l’ordre du jour tel que présenté. 3. Adoption du compte rendu de la 79e réunion du 29 avril 2009 incluant la discussion à huis clos
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le compte rendu de la 79e réunion du Conseil d’administration tenue le 29 avril 2009 et la discussion à huis clos tels que présentés. 4. Affaires découlant de la 79e réunion du 29 avril 2009
Le document est passé en revue. Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités lors de séances subséquentes. Dr Serge Montplaisir se joint à la réunion. 5. Affaires financières 5.1 Rapport de gestion au 31 mars 2009
Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la réunion. Il présente brièvement le document. Les résultats par secteur sont décrits. On constate que le total des opérations au réel 2008-2009 se situe à 287 832 000 $ alors que le budget opérationnel avait été fixé à 301 169 000 $. Le réel 2007-2008 se situait à 266 992 000 $. Le tableau des charges montre un surplus total (produits labiles, produits stables et autres services) de 1 920 000 $ au réel. Ce surplus correspond à l'excédent des revenus (compte tenu de l'émission en fin d'année, aux centres hospitaliers, de factures de crédit à hauteur de 16M $, pour les produits labiles et pour les produits stables) sur les charges brutes comptabilisées au cours de l'exercice financier. Par ailleurs, on mentionne que le passage d’un actif net à un actif net affecté (« avoir propre ») fait actuellement l’objet de discussion avec le MSSS. Mme Cheryl Campbell Steer se joint à la réunion. 5.2 Indicateurs de performance au 30 avril 2009
Ces indicateurs présentent dorénavant des statistiques sur les processus de culots allogéniques, de plasmas d’aphérèse et de plaquettes d’aphérèse. Pour les culots, on constate un écart favorable de 1,5 % au réel d’avril 2009 par rapport au réel d’avril 2008. Quant au pourcentage de rejets des culots globulaires, il se situe à 4,57 % au réel d’avril 2009 comparativement à 4,78 % au réel d’avril 2008, soit une diminution de 4,5 %. Le vice-président à l’administration et aux finances relève qu’une erreur semble s’être glissée au niveau du pourcentage inscrit au budget pour le plasma d’aphérèse. La cible budgétaire sera révisée en conséquence et la correction sera présentée à la prochaine séance du Conseil. G. Lafrenière
Pour ce qui est du taux de change, on détaille les achats effectués à ce jour, soit environ 120M $ sur un besoin total de 140M $. Le taux moyen des achats à ce jour est légèrement inférieur au taux budgété. Le ministère des Finances a effectué certaines des transactions à la satisfaction d’Héma-Québec. 5.2.1 Pourcentage de rejets des culots
En suivi de la dernière réunion, la présidente et chef de la direction présente quelques statistiques. Alors que le pourcentage de péremption des culots se situait annuellement à 2,19 % en 2005-2006, il n’était que de 0,37 % en 2007-2008. Quant aux pourcentages de rejets en cours de production, ils sont passés de 9,44 % en 2003-2004 à 4,67 % présentement.
Ces résultats sont essentiellement dus aux efforts consacrés à cet effet à l’exploitation, notamment : - Amélioration de la gestion de l’inventaire (meilleure rotation de certains produits tels les CMV-);
- Sollicitation plus ciblée auprès des donneurs;
- Gestion améliorée des produits envoyés au contrôle de la qualité;
- Sensibilisation du personnel aux conséquences des non-conformités sur les produits.
Les membres sont très satisfaits de ces résultats. Ils tiennent à féliciter la vice-présidence à l’exploitation, plus particulièrement toute l’équipe de la transformation. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adresser une motion de félicitations à l’équipe de l’exploitation pour les excellents résultats obtenus quant à la réduction remarquable du pourcentage de rejets des culots en cours de production et du taux de péremption. Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion. 6. Sûreté de l’approvisionnement
6.1 Pathogènes sous surveillance
Le sujet est traité par le vice-président aux affaires médicales en microbiologie avant le point 8.10. Les mises à jour pour les divers pathogènes sont présentées. Les plus récentes données sur la grippe A H1N1 sont intégrées au tableau. 7. Rapport de la direction
7.1 Déclaration de la direction
La discussion a lieu à huis clos. 7.2 Orientations stratégiques 2009-2010
La présidente et chef de la direction mentionne que le document sera mis à jour en fonction de la séance de planification stratégique pour l’année en cours et 2010-2011 que tiendra le comité de direction le 11 juin 2009. Les échéanciers de certains projets ou activités ont déjà été modifiés. Cependant, la pondération relative aux enjeux est inchangée. Les orientations stratégiques 2009-2010 seront présentées à la prochaine réunion du Conseil.
F. Décary 7.3 Semaine nationale du don de sang
La présidente et chef de la direction présente quelques activités dans le cadre de la Semaine nationale du don de sang qui se déroule du 8 au 14 juin 2009. - Affichage de nos porte-voix dans toutes les régions;
- Achat d’espace dans les quotidiens et message radio;
- Présence de la direction, de receveurs, de représentants de l’ABDS et de la Société canadienne d’hémophilie (section Québec) sur des sites de collectes pour remercier les donneurs (8 au 13 juin);
- Mannequins de vitrine portant un chandail à manche coupée d’Héma-Québec dans les commerces du Centre Laurier et du Centre Laval (8 au 14 juin);
- Motion à l’Assemblée nationale sur la Semaine nationale du don de sang et collecte de sang mobile. Présence du Ministre Yves Bolduc à confirmer (11 juin);
- Fête de la Vie 2009 de la Fondation Héma-Québec (11 juin);
- Kiosque ABO au Festival Eurêka dans le Vieux-Port de Montréal (12, 13 et 14 juin).
8. Affaires du Conseil
8.1 Démission de Dr Pierre Ouellet
Les membres ont pris acte de la lettre de démission de Dr Pierre Ouellet datée du 10 mai 2009 transmise au président du Conseil d’administration. 8.2 Planification stratégique du 11 mars 2009 : dépôt du tableau PESTEL amendé
Les membres se déclarent satisfaits du tableau PESTEL tel qu’amendé à la suite de la planification stratégique triennale du 11 mars 2009. 8.3 Rencontres publiques régionales et soirées de reconnaissance des donneurs : dépôt du calendrier automne 2009
Un calendrier des RPR pour l’automne 2009 a été remis aux membres. Le président réitère l’importance d’assister à ces activités. Une liste actualisée selon la présence des administrateurs sera déposée à la prochaine réunion.
G. Rodrigue 8.4 Calendrier des réunions du Conseil et de ses comités (2009-2011)
Les membres prennent connaissance d’un projet de calendrier.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le calendrier 2009-2011 du Conseil d’administration et de ses comités. 8.5 Comité de gouvernance : rapport de la réunion du 26 mai 2009
La présidente du comité présente les sujets abordés lors de la séance du 26 mai 2009 : - Renouvellements des mandats des administrateurs : par décret gouvernemental daté du 6 mai 2009, les mandats de M. Jean-Pierre Allaire, Dr Marc Dionne et Dr Serge Montplaisir ont été renouvelés. Le comité a également constaté que les mandats de Mme Hélène Darby et de Dr Martin Champagne sont arrivés à échéance. Les deux administrateurs ayant manifesté leur intérêt de renouveler leur mandat, le comité de gouvernance en recommande le renouvellement.
Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de recommander au gouvernement le renouvellement du mandat de Mme Hélène Darby et de Dr Martin Champagne pour une durée de trois (3) ans. - Discussion à huis clos : le comité a recommandé que soit inscrit une discussion en l’absence de la direction à l’ordre du jour de tous les comités du Conseil.
- Autoévaluation des administrateurs : les membres sont invités à compléter l’autoévaluation. Un courriel à cet effet leur a été transmis le 8 juin par la firme de sondage.
- Modalités d’envoi des documents : trois options ont été présentées au comité, soit l’envoi postal (modalité actuelle), l’envoi par courriel ou l’accès à la documentation par un site Internet sécurisé. Le comité a jugé que la dernière option était la plus pratique et il la recommande au Conseil.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, que des démarches soient entreprises afin de rendre disponibles les documents pour les membres du Conseil d’administration et ses comités dans un site Internet sécurisé. Par ailleurs, la présidente effectuera un suivi sur la présence des observateurs du Conseil aux comités consultatifs. Elle mentionne également que le président du CA assistera à certaines séances des ces comités à titre d’observateur. 8.6 Comité de vérification
Réunion du 3 juin 2009 8.6.1 Dépôt de la politique sur les contrats avec exceptions regroupées
Les membres prennent acte de la version modifiée de la politique sur les contrats. Les exceptions portant sur les contrats ne nécessitant pas d’appel d’offres ont été regroupées et une annexe sur les contrats pouvant être conclus de gré à gré a été ajoutée.
Ils se déclarent satisfaits des modifications apportées au document. 8.6.2 États financiers au 31 mars 2009
Le sujet est traité en présence du vice-président à l’administration et aux finances immédiatement après le point 5.2.1. Le président du comité de vérification commente brièvement le document qui a été révisé en détail par les membres du comité lors de la séance du 3 juin 2009. À cette occasion, ils ont également rencontré les vérificateurs externes et le représentant du Vérificateur général sans la présence de la direction. Il souligne l’entière collaboration de la direction tout au long du processus de vérification. Enfin, il mentionne quelques enjeux propres à cette année, soit l’évaluation des stocks et les modifications aux normes comptables dont la portée est décrite dans les diverses notes afférentes aux états financiers. Il insiste plus particulièrement sur la note 17 portant sur les apparentés. Selon son libellé, Héma-Québec est considérée comme apparentée avec tous les ministères et fonds spéciaux ainsi qu’avec tous les organismes du gouvernement. Le VGQ a confirmé que cette note est standard et qu’elle figure aux états financiers d’Héma-Québec depuis quelques années. Le comité de vérification a tout de même demandé que cette note soit reformulée. Des discussions en ce sens s’amorceront auprès du Vérificateur général.
Le comité de vérification s’est déclaré satisfait des états financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2009 tels que présentés et recommande leur adoption au Conseil d’administration. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les états financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2009. Il est également proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de désigner M. Jean-Pierre Allaire et M. René Carignan comme signataires des états financiers au 31 mars 2009. 8.6.3 Approbation pour les contrats et instruments de nature financière
La résolution est requise par le ministère des Finances pour transiger avec lui. Comme la résolution sur le régime d’emprunt approuvée par le Conseil en avril dernier, on doit se conformer au format proposé par le Ministère. Le comité de vérification recommande l’adoption de la résolution au Conseil d’administration. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver la résolution intitulée « Instruments et contrats de nature financière » intégrée aux présentes pour en faire partie intégrante. 8.7 Comité des ressources humaines et de la rémunération
Réunion du 3 juin 2009 La discussion a lieu à huis clos. 8.8 Comité consultatif de la sécurité
Réunion des 20 et 21 avril 2009
8.8.1 Commentaires de l’observateur du Conseil d’administration
Étant donné l’absence motivée de l’observateur du Conseil d’administration au CCS, le point est remis à la prochaine réunion. 8.9 Comité consultatif des représentants des receveurs
Réunion du 23 mai 2009
Le vice-président aux affaires médicales en microbiologie se joint à la réunion. 8.9.1 Commentaires des observatrices du Conseil d’administration
Les observatrices du Conseil indiquent que les discussions ont essentiellement portées sur l’interdiction des HSH. Mme Carole Deschambault quitte la réunion. 8.10 Recommandations du CCS et du CCRR
8.10.1 Interdiction des hommes ayant eu des relations sexuelles avec d’autres hommes (HSH) :
CCS - 2 octobre 2008 et CCRR – 23 mai 2009 La question posée est la suivante : devons-nous modifier de permanente à temporaire l’interdiction des hommes ayant eu des relations sexuelles avec d’autres hommes (HSH)? Le vice-président aux affaires médicales en microbiologie présente le contexte, l’évaluation du risque et les options de gestion du risque. À sa réunion du 11 septembre 2008, le comité de direction a appuyé la recommandation visant à réduire à 5 ans l’interdiction des HSH. Cette décision a été entérinée à l’unanimité par le comité consultatif de la sécurité lors de sa réunion du 2 octobre 2008. Lors de la réunion du comité consultatif des représentants des receveurs tenue le 23 mai 2009, 4 membres ont voté en faveur de la recommandation alors que 2 membres ont voté contre et deux autres se sont abstenus. Le conseil d’administration discute de la recommandation. Principaux éléments de discussion - Sur le plan de la crédibilité scientifique présenté comme un argument en faveur de la recommandation, les membres constatent que la position d’Héma-Québec est minoritaire. En effet, la majorité des pays d’Europe et les États-Unis ont décidé de ne pas modifier leur critère. Les membres sont également d’avis que cette crédibilité peut être perçue différemment selon qu’il s’agisse des donneurs ou des receveurs.
- Étant donné que cet enjeu est porté par des groupes de pressions représentant les homosexuels, on ignore la réaction chez les receveurs et dans la population en général face à un changement de critère. Le vice-président aux affaires médicales en microbiologie souligne qu’en Australie (qui a réduit le critère d’interdiction à un an au début des années 2000), il n’y pas eu de réactions négatives de la part ces publics.
- Néanmoins, le CA mentionne que ni les groupes gais ni les receveurs ne seront vraisemblablement satisfaits d’une réduction du critère à 5 ans. Cependant, on a des doutes à l’effet que les autorités réglementaires accepteraient une période d’interdiction plus courte.
- La présidente et chef de la direction et le vice-président aux affaires médicales en microbiologie soulignent que l’objectif est davantage de susciter un débat public qui mènerait à terme à une modification de la norme sur le sang par l'Association canadienne de normalisation (ACNOR). Le débat serait ainsi relancé à la Société canadienne du sang. À cet égard, on considère que la société est plus mature que l’on ne le croit. On n’a qu’à penser à sa réaction très compréhensive lorsque les critères relatifs au variant de la maladie de Creutzfeldt-Jakob ont été implantés.
- Quelques précisions sont apportées sur le processus qui suivrait l’approbation du Conseil. Les étapes subséquentes s’échelonneront sur quelques années puisqu’il faut entreprendre des démarches auprès de l’ACNOR pour faire changer la norme et qu’il faut ensuite présenter une soumission à Santé Canada.
La direction veut donc obtenir l’aval du Conseil pour amorcer le processus de changement pour ce critère auprès de l’ACNOR. Les membres sont d’accord avec cette proposition. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, qu’Héma-Québec amorce un processus de révision du critère d’interdiction des HSH auprès de l’ACNOR afin qu’il passe de permanent à temporaire (5 ans). Le Conseil demande d’être consulté au sujet de la mise en place de la mesure, le cas échéant. 8.10.2 Réduction des pathogènes : CCS – 20 & 21 avril 2009 et CCRR – 23 mai 2009
Il est convenu de reporter ce point à la séance du 12 août 2009. 8.10.3 Interdiction des donneurs ayant habité ou voyagé dans certains pays africains : CCS – 20 & 21 avril 2009 et CCRR – 23 mai 2009
À la suite d’une demande du CCRR formulée en novembre dernier, une lettre a été adressée à Santé Canada le 8 juin 2009.
Le document est déposé séance tenante.
On y souligne que la décision de Santé Canada de maintenir l’interdiction des donneurs provenant de certains pays africains compromet les efforts d’Héma-Québec de palier un risque réel d’approvisionnement en sang prélevé chez les donneurs de race noire qui est essentiel pour combler la demande de plus en plus grande pour les malades atteints d’anémie falciforme. Or, Héma-Québec considère que la question visant à interdire les donneurs provenant de pays où le sous-groupe O du VIH est répandu peut être retirée du dossier du don de sang puisque le VIH-O est détecté par la technologie de l’appareil PRISM. On demande donc à Santé Canada de reconsidérer sa position.
Les membres se déclarent satisfaits du contenu de la lettre et sont d’accord avec la démarche auprès de Santé Canada qui en découle. 8.10.4 Optimisation de la décontamination antibiotique des valves cardiaques : CCS – 20 & 21 avril 2009 et CCRR – 23 mai 2009
On explique que les allogreffes valvulaires sont mises à tremper dans une solution antibiotique afin de réduire au minimum le nombre de bactéries. Le trempage se fait actuellement à basse température, soit 4 oC. Cette pratique est également en vigueur dans la plupart des banques de tissus ailleurs dans le monde. Or, on a pu constater que près de 25 % des valves sont rejetées en cours de production en raison de cultures bactériennes qui demeurent positives après l’étape de trempage antibiotique. Il est important de mentionner que le trempage à 4 oC est pratiqué aux États-Unis en raison d’un brevet appartenant à un producteur privé de valves cardiaques. Cependant, un brevet semblable délivré au Canada est périmé depuis 2006. Des expériences effectuées à la R&D par le Groupe d’essais opérationnels ont démontré qu’après 24 heures de trempage antibiotique, les bactéries étaient facilement éliminées à une température de 37 oC alors qu’elles survivaient au trempage à 4oC. Il est donc recommandé de rehausser la température de trempage antibiotique des valves à 37 oC. Cette recommandation a été approuvée par le comité consultatif de la sécurité les 20 et 21 avril 2009 et par le comité consultatif des représentants des receveurs le 23 mai 2009. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le rehaussement de la température de trempage antibiotique des valves cardiaques à 37 oC. Le vice-président aux affaires médicales en microbiologie quitte la réunion. M. René Carignan quitte la réunion. 8.11 Comité consultatif scientifique et médical
8.11.1 Commentaires des observateurs du Conseil d’administration
En raison de l’absence motivée des observateurs du Conseil à la réunion du CCSM tenue le 26 mai 2009, aucun commentaire n’est formulé. 8.11.2 Nomination de Dr William Sheffield à titre de représentant de la Société canadienne du sang
La présidente et chef de la direction présente brièvement le curriculum vitae de Dr William Sheffield. Elle recommande sa nomination visant à remplacer Dr Dana Devine qui a démissionné en mai dernier. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de nommer Dr William Sheffield à titre de représentant de la Société canadienne du sang au comité consultatif scientifique et médical pour un mandat cinq (5) ans. 9. Dépôt de documents
Les membres prennent connaissance des documents. 9.1 Comptes rendus des réunions antérieures
9.1.1 Comité de vérification : 29 avril 2009
9.1.2 Comité des ressources humaines et de la rémunération : 29 avril 2009
9.2 L’Express d’Héma - La grippe A (H1N1) - La situation au 1er mai (11 h)(1er mai 2009)
- La grippe A (H1N1) - La situation au 4 mai (11 h) (4 mai 2009)
- La grippe A (H1N1) - La situation au 5 mai (11 h) (5 mai 2009)
- La grippe A (H1N1) - La situation au 8 mai (11 h) (8 mai 2009)
- Les infirmières et infirmiers à l’honneur (11 mai 2009)
- La grippe A (H1N1) - La situation au 12 mai (11 h)
(12 mai 2009) - Des représentants des centres hospitaliers en visite à nos deux établissements (19 mai 2009)
- Du 8 au 14 juin - Le don de sang est sous les projecteurs à l’échelle du Canada (28 mai 2009)
- La semaine québécoise des personnes handicapées – Vivre à part entière (1er juin 2009)
9.3 Info Héma-Québec (mai 2009)
9.4 Communiqués - Banque publique de sang de cordon – Les nouveaux centres hospitaliers partenaires se distinguent (7 mai 2009)
- Maladie de Chagas – Héma-Québec implante une nouvelle mesure pour assurer la sécurité de l’approvisionnement en produits sanguins (27 mai 2009)
10. Discussion en l’absence de la direction
La présidente et chef de la direction et les invités quittent la réunion.
Une discussion à huis clos a eu lieu.
La présidente et chef de la direction et les invités se joignent de nouveau à la réunion. 11. Varia
Il n’y a aucun point en varia. 12. Prochaine réunion : 12 août 2009, 12 h 30, à Québec
La prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 12 août 2009 à Québec. 13. Levée de l’assemblée
Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 16 h 35. | 
