OctobreConseil d’administration – 82e réunionSalle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le jeudi 22 octobre 2009 à 8 hÉtaient présents : M. Jean-Pierre Allaire (au téléphone)
Dr Sylvain Bélisle
M. René Carignan
Mme Martine Carré
Dr Martin Champagne
Mme Hélène Darby
Mme Carole Deschambault
Dr Francine Décary
Dr Marc Dionne
M. André Légaré
Dr Patricia Pelletier Était absent : Dr Serge Montplaisir Observateur du comité d’hémovigilance : M. Wilson Sanon Invités : M. Roger Carpentier, vice-président aux ressources humaines
M. Yvan Charbonneau, vice-président à l’exploitation
Dr Gilles Delage, vice-président aux affaires médicales en microbiologie
M. Marco Décelles, directeur du laboratoire de référence et de cellules souches
M. Simon Fournier, vice-président aux technologies de l’information
Dr Marc Germain, vice-président aux tissus humains
Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
Dr André Lebrun, vice-président aux affaires médicales en hématologie
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée
Héma-Québec
1. Ouverture de l’assemblée
En raison de sa participation à la réunion au téléphone, le président demande au vice-président de présider la séance.
Le vice-président souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents.
Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 8 h 10.
2. Adoption de l’ordre du jour
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter l’ordre du jour avec la modification suivante : 9.3.2 Régime supplémentaire de retraite 3. Présentation des nouveaux administrateurs
Dr Patricia Pelletier et M. André Légaré se présentent et décrivent brièvement leur parcours professionnel. Un tour de table est effectué pour leur bénéfice. Dr Sylvain Bélisle se joindra plus tard à la réunion. 4. Adoption du compte rendu de la 81e réunion du 12 août 2009 incluant la discussion à huis clos
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le compte rendu de la 81e réunion du Conseil d’administration tenue le 12 août 2009 tel que modifié et la discussion à huis clos telle que présentée. Par ailleurs, la présidente et chef de la direction informe les membres de quelques suivis auprès de Santé Canada. Elle insiste plus particulièrement sur le dossier relatif à l’interdiction des donneurs ayant habité ou voyagé dans certains pays africains. On poursuit les démarches visant à faire retirer cette question. De plus, la FDA a accepté de le faire aux États-Unis, ce qui pourrait faciliter les démarches d’Héma-Québec auprès de Santé Canada. 5. Affaires découlant de la 81e réunion du 12 août 2009
Le document est passé en revue. Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités lors de séances subséquentes. 6. Sûreté de l’approvisionnement
6.1 Pathogènes sous surveillance
Le vice-président aux affaires médicales en microbiologie présente le tableau de bord mis à jour. Pour le Chagas, le test implanté en avril 2009 a permis de détecter un donneur comme étant réactif sur les 16 000 testés.
Cependant, ce dernier serait probablement un faux positif compte tenu de son facteur de risque. Quant à la pandémie d’influenza, on confirme que le plan de contingence est en marche et que, pour l’instant, il n’y a pas d’impact sur les opérations. Enfin, on signale l’ajout d’un nouveau rétrovirus, le XMRV (Xenotropic Murine Leukemia Virus-Related Virus) au tableau de bord. Il semble associé au syndrome de fatigue chronique et pourrait possiblement comporter un risque de transmission par transfusion. La veille de ce virus sera effectuée à même le tableau de bord qui est présenté à chacune des réunions du Conseil. Dr Martin Champagne se joint à la réunion. 7. Affaires financières
7.1 Budget 2010-2011
7.1.1 Présentation
La présidente et chef de la direction présente les enjeux et les activités 2010-2011. À une question des membres sur la relation entre les activités et le budget et sur l’impact monétaire de certains projets, elle précise que les activités sont chiffrées dans le budget. Les projets, une fois approuvés, sont inscrits dans le budget des immobilisations puis dans celui des vice-présidences concernées. Le vice-président à l’administration et aux finances présente les comparaisons entre Héma-Québec et la SCS. Les courbes comparatives des coûts des labiles per capita sont aussi présentées. Elles illustrent les impacts positifs de Défi-ÉTAPES, de la stratégie de l’approvisionnement ainsi que des efforts de réduction de péremption et de meilleure consommation dans les centres hospitaliers. Héma-Québec conserve sa compétitivité par rapport à la SCS. Les hypothèses budgétaires retenues et approuvées par le comité de vérification pour élaborer le budget sont passées en revues. Les pistes d’économies dégagées dans le cadre de Défi-ÉTAPES seront présentées lors des réunions du comité de vérification et du Conseil en février 2010. Quant au taux de change, les achats de devises ont été effectués à un taux légèrement inférieur au budget 2009-2010. Cependant, le ministère des Finances imposera l’an prochain une nouvelle méthode de couverture de change.
Le taux de change utilisé pour le budget 2010-2011 est de 1,0788 $, mais selon la politique de couverture de change, il pourrait être différent. Cette question sera discutée plus amplement au point 7.1.3. En ce qui a trait aux coûts des produits stables, on remarque une croissance. Ils représentent 56 % du budget total. À cet égard, le Conseil demande si Héma-Québec dispose d’une marge de manœuvre. On précise qu’il n’existe pas une telle marge et que les coûts de cette ligne de produits sont directement liés à la demande des centres hospitaliers et aux prévisions du MSSS. D’ailleurs, cette situation explique pourquoi cette année la prévision dépasse le budget d’environ 5 M $. Plus précisément, la demande pour les produits stables dépasse de 9 M $ le budget tandis que pour les produits labiles et les autres services, la prévision est favorable d’environ 2,5 M $ et de 1,5 M $ respectivement. Cette année, une présentation de la recette budgétaire a été ajoutée. Basée sur le réel vérifié de 2008-2009, elle permet de calculer le coût total des produits labiles redressés sans les projets d’amélioration de la sécurité. Enfin, le budget des immobilisations est présenté. Un membre considère que les sommes allouées à certains volets des enjeux et des activités, par exemple les communications et le rayonnement, ne sont pas ventilées dans le budget. Lors de la prochaine réunion du Conseil, les membres discuteront des éléments particuliers qu’ils désirent voir ainsi détaillés. 7.1.2 Recommandation du comité de vérification
Le président du comité de vérification confirme que le budget a été présenté de manière détaillée à la réunion du comité tenue le 20 octobre 2009. Les membres ont considéré que la direction a répondu à leurs questions de manière satisfaisante. Le seul élément particulier porte sur la couverture de change qui pourrait avoir comme conséquence le dépôt d’un budget amendé.
Le comité de vérification recommande donc l’approbation du budget 2010-2011. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, - d’adopter le budget 2010-2011 (à un taux de change de 1,0788 $CAD/1,00 $US) de 346 077 000 $ comprenant 131 341 000 $ pour les produits labiles, 192 803 000 $ pour les produits stables et 21 933 000 $ pour les autres services incluant le Synagis;
- d’approuver le tarif du culot globulaire à 345,48 $ basé sur un volume de livraison de 242 617 ainsi que les autres tarifs proposés;
- d’approuver le budget d’immobilisations à 5 534 300 $;
Le Conseil d’administration souligne l’excellent travail du comité de vérification, de la présidente et chef de la direction, des vice-présidents, des autres gestionnaires et de l’équipe des finances. Les invités, à l’exception de la vice-présidente aux affaires juridiques, du vice-président à l’administration et aux finances et de l’attaché d’assemblée, quittent la réunion. 7.1.3 Directive sur la gestion du risque de taux de change
Le vice-président à l’administration et aux finances présente la directive. Elle a dû être modifiée pour tenir compte des directives émises par le ministère des Finances quant à la couverture de change. Elle fut ensuite révisée par des experts externes.
Elle sera ensuite transmise au Ministère accompagnée d’une résolution précisant l’achat de devises pour une somme de 152 M $ de laquelle 90 % seront achetés après l’approbation du budget par Approvisionnement Montréal. Les sommes restantes seront achetées périodiquement par la suite. On précise que le risque de fluctuation de la devise se situe dans la période entre l’approbation du budget par Approvisionnement Montréal et l’achat de devises conformément à cette directive. Le document a été revu par le comité de vérification qui en recommande l’adoption. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver la résolution intitulée « Achat de devises en dollars américains pour l’année financière 2010-2011 » annexée aux présentes pour en faire partie intégrante. 7.2 Rapport de gestion au 30 septembre 2009
Le vice-président à l’administration et aux finances présente le document déposé séance tenante. L’écart par rapport au budget est favorable pour les produits labiles, mais défavorable pour les produits stables. Cette situation a été expliquée au point 7.1.1. 7.3 Approbation du budget 2009-2010 par le ministère de la Santé et des Services sociaux
Dans sa lettre datée du 10 août 2009, le ministre de la Santé et des Services sociaux confirme l’approbation du budget pour l’année 2009-2010 à hauteur de 320 011 400 $. Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion. Dr Sylvain Bélise se joint à la réunion. Le président lui souhaite la bienvenue. À titre de nouvel administrateur, il se présente et décrit brièvement son parcours professionnel. 7.4 Services professionnels pour l’optimisation des processus d’affaires
La discussion a lieu à huis clos. 8. Rapport de la direction
8.1 Déclaration de la direction
La discussion a lieu à huis clos. 8.2 Projet de loi sur l’indemnisation sans égard à la responsabilité
La vice-présidente aux affaires juridiques présente les récents développements dans ce dossier. La présidente et chef de la direction, accompagnée de la vice-présidente aux affaires juridiques ainsi que de la vice-présidente aux affaires publiques et au marketing, a fait une présentation devant la commission de la santé et des services sociaux de l’Assemblée nationale le 29 septembre dernier. La commission a ensuite procédé à l’étude article par article. Par contre, tous les articles du projet de loi omnibus n’ont pas encore été adoptés. Le règlement d’application du régime d’indemnisation est en cours de rédaction et doit être adopté pour que le régime d’indemnisation soit mis en vigueur.
Le projet de loi pourrait être adopté avant l’ajournement de la présente session parlementaire. 8.3 DVD « La route du sang »
Les membres formulent de très bons commentaires sur le DVD. Ils tiennent à féliciter la vice-présidente aux affaires publiques et au marketing ainsi que toute son équipe. On précise que le DVD a été distribué aux comités organisateurs de collectes et qu’il peut être visionné sur certains sites de collectes. 9. Affaires du Conseil
9.1 Comité de gouvernance
Réunion du 6 octobre 2009 9.1.1 Analyse de l’autoévaluation des administrateurs 2009
La discussion a lieu à huis clos. 9.1.2 Modification au mandat du comité : changement de statut des administrateurs
Le comité de gouvernance devrait surveiller les changements de statut des administrateurs au cours de leur mandat (indépendant vs non indépendant). En conséquence, il recommande une modification à son mandat. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’ajouter un article (6.1.8) au mandat du comité de gouvernance qui se lit comme suit : « Veiller à la conformité de la composition des comité du Conseil d’administration ». 9.1.3 Nomination de Mme Martine Carré à titre de membre du comité des ressources humaines et de la rémunération
Le comité de gouvernance est d’avis que le comité de vérification et le comité des ressources humaines et de la rémunération devraient être davantage indépendants. Cette indépendance devrait se refléter par une composition plus distincte qui permettrait aussi une plus grande participation des membres du CA à ses comités. Des membres du Conseil ont déjà manifesté leur intérêt pour devenir membre du comité des ressources humaines et de la rémunération. Cependant, le Conseil juge opportun de reporter ces nominations considérant que la représentante des hôpitaux et présidente du comité des ressources humaines et de la rémunération quittera le CA dès que son remplaçant sera nommé. 9.1.4 Présence des administrateurs aux réunions du Conseil et des comités
Le document est déposé pour information. 9.2 Comité de vérification
Réunion du 20 octobre 2009 9.2.1 Rapport
Outre les sujets déjà inscrits à l’ordre du jour de la présente séance du Conseil, le président du comité mentionne que les membres ont pu consulter le rapport des réclamations et des litiges du 1er avril 2009 au 30 septembre 2009. Le comité a estimé qu’il s’agissait de réclamations mineures et peu nombreuses. Il n’avait donc rien de particulier à souligner à ce sujet. 9.3 Comité des ressources humaines et de la rémunération
Réunion du 20 octobre 2009 La discussion a lieu à huis clos. 9.4 Comité consultatif scientifique et médical
9.4.1 Commentaires de l’observateur du Conseil d’administration
L’observateur du Conseil était présent à la réunion du CCSM qui s’est tenue le 21 octobre 2009.
Cependant, il fera part de ses commentaires à la prochaine réunion en raison de son absence motivée à la présente séance. La présidente et chef de la direction mentionne que le CCSM a approuvé les projets de la recherche et développement et s’est déclaré très satisfait de l’avancement des travaux. Les membres ont également approuvé la recommandation relative à la prochaine visite d’évaluation qui se tiendra en février 2010. 9.5 Rapport du Forum public du comité d’hémovigilance – 16 octobre 2009
Le président du Conseil résume ses observations à la suite de sa participation à l’événement. Ce type de réunion est informatif et permet d’en apprendre sur les enjeux et les particularités de l’industrie. Les diverses positions des intervenants ont été présentées quant à la réduction des pathogènes. Le représentant des médecins transfuseurs a également participé à ce forum et fait état de ses observations. 9.6 Planification stratégique : 10 mars 2010
Le président rappelle l’importance de cette réunion conjointe avec les membres de la direction. Il invite les administrateurs à y participer. 10. Dépôt de documents
Les membres prennent connaissance des documents. 10.1 Comptes rendus des réunions antérieures
10.1.1 Comité de vérification : 3 juin 2009
10.1.2 Comité de vérification : 23 juin 2009
10.1.3 Comité de vérification : 29 juillet 2009
10.1.4 Comité consultatif des représentants des receveurs : 23 mai 2009
10.1.5 Comité consultatif scientifique et médical : 26 mai 2009
10.1.6 Comité d’éthique de la recherche : 2 septembre 2009
10.2 Acronymes et sigles utilisés par Héma-Québec
10.3 L’Express d’Héma - Doubles culots et dons multiples - c'est un départ! (28 août 2009)
- Penser toujours « service » - La formation en service à la clientèle se poursuit (31 août 2009)
- La route du sang - Version revue et corrigée (1er septembre 2009)
- À votre santé! – Du nouveau pour les collations des donneurs (4 septembre 2009)
- Découvrez les nouveaux visages de notre campagne publicitaire! (9 septembre 2009)
- Une nouveauté qui a piqué votre curiosité! (9 septembre 2009)
- Participerez-vous à la semaine des transports alternatifs? (17 septembre 2009)
- Héma-Québec et la Fondation Safe Blood for Africa signent un accord (22 septembre 2009)
- C’est arrivé un 28 septembre…(28 septembre 2009)
- La vaccination contre la grippe A (H1N1) précèdera la vaccination contre la grippe saisonnière (28 septembre 2009)
- Campagne d’entraide du 5 au 16 octobre – Laissez votre trace de générosité (5 octobre 2009)
10.4 Communiqués - Héma-Québec obtient un brevet canadien pour une invention relative à la culture de cellules de sang ombilical (27 août 2009)
- Dans ses Centres de donneurs de sang Globule - Héma-Québec annonce l’implantation d’un nouveau mode de prélèvement des dons de sang (31 août 2009)
- Héma-Québec annonce l’obtention d’un brevet européen pour l’invention d’une méthode permettant d’isoler des fractions d’immunoglobulines aux propriétés biochimiques uniques (11 septembre 2009)
11. Discussion en l’absence de la direction
La présidente et chef de la direction et les invités quittent la réunion. Une discussion à huis clos a eu lieu. La présidente et chef de la direction et les invités se joignent de nouveau à la réunion. 12. Varia
En lien avec un Express d’Héma déposé séance tenante, la présidente et chef de la direction informe le Conseil de discussions avec le Nouveau-Brunswick relativement à la fermeture d’un centre dans cette province par la SCS. Il s’agit de discussions exploratoires et le Conseil sera informé de tout développement à ce sujet. 13. Prochaine réunion : 2 décembre 2009, 12 h 30, à Montréal
La prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 2 décembre 2009 à Montréal. 14. Levée de l’assemblée
Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 14 h45.
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