Juin

Conseil d’administration – 92e réunion

Salle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le jeudi 16 juin 2011 à 12 h 30

Étaient présents :

M. Jean-Pierre Allaire
M. René Carignan
Mme Martine Carré
Dr Martin Champagne
Mme Hélène Darby
Dr Jean De Serres
Dr Marc Dionne
Dre Annie Lagacé
M. André Légaré
Dre Patricia Pelletier
Mme Suzanne Turmel

Était absent :

Dr Serge Montplaisir

Observateur du comité d’hémovigilance :

M. Wilson Sanon

Invités :

Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques et secrétaire adjointe
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée Héma-Québec

1. Ouverture de l’assemblée

M. Jean-Pierre Allaire agit à titre de président d’assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents. Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 30.

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter l’ordre avec l’ajout suivant :

9.5 Comité de gouvernance
Il est proposé que ce point soit inscrit statutairement à l’ordre du jour. Un rapport du président et chef de la direction sera également ajouté de manière statutaire à chacune des réunions.

3. Déclaration d’intérêts

Il n’y a aucune déclaration d’intérêts. De plus, les administrateurs confirment, pour les fins de la proposition d’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants, qu’ils n’ont connaissance d’aucune réclamation contre l’un d’eux ou Héma-Québec ou de faits pouvant donner lieu à une telle réclamation.    

4. Adoption du compte rendu de la 91e réunion du 4 mai 2011 incluant la discussion à huis clos

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le compte rendu de la 91e réunion du Conseil d’administration tenue le 4 mai 2011 et la discussion à huis clos tels que modifiés.  

5. Affaires découlant de la 91e réunion du 4 mai 2011

Le document est passé en revue.

Point 1 – Communiquer avec l’Institut des administrateurs de sociétés quant au projet d’observateur : la présidente du comité de gouvernance a communiqué avec les responsables de l’IAS quant à la décision du Conseil. Le dossier suit son cours et des développements sont prévus cet automne. Par ailleurs, les membres sont d’avis que l’IAS devrait également rechercher un observateur qui possède une expertise en production (si possible dans le domaine biomédical). Le président et chef de la direction fera les démarches auprès de l’Institut à cet effet.

Point 2 – Communiquer avec la direction de la santé publique quant à son mandat à titre d’administrateur : le représentant de la santé publique précise qu’il a approché les directeurs de la santé publique quant au renouvellement de son mandat. Il leur a expliqué le rôle d’un administrateur et les disponibilités requises. Il leur a aussi indiqué qu’il était disposé à ce que d’autres candidatures soient proposées.

À la suite d’une réunion qui devrait se tenir prochainement, une recommandation sera transmise par lettre à la direction d’Héma-Québec pour être ensuite soumise au directeur de la biovigilance du MSSS.

Les autres points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités lors de séances subséquentes.  

6. Sûreté de l’approvisionnement

6.1 Pathogènes sous surveillance

6.1.1 Sang

Le président et chef de la direction présente les changements depuis la dernière version du tableau. Aucune modification majeure n’est relevée.

On note que la rougeole a été incluse au document. Le risque est cependant très faible et ce pathogène a peu d’impact étant donné qu’il n’atteint pratiquement pas les adultes, donc les donneurs.

À une question des membres quant à l’éclosion récente d’une souche de la bactérie E-Coli en Europe, on mentionne que la transmission est strictement alimentaire et non hématogène.

6.1.2 Tissus et cellules souches

Le tableau n’a pas été modifié depuis la dernière réunion.

Les membres font toutefois remarquer qu’une correspondance entre le tableau de bord du sang et celui des tissus et cellules souches devrait être établie. Ainsi, si on ajoute un pathogène dans l’un, on devrait déterminer s’il est applicable à l’autre. Le cas de la rougeole citée ci-dessus peut servir d’exemple à ce chapitre.

6.2 Réduction des pathogènes

La discussion a lieu à huis clos.

7. Affaires financières

Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la réunion pour les points 7, 8.4, 9.2 et 9.3.1 traités immédiatement après le point 6.2.

7.1 Rapport de gestion au 31 mars 2011

Le document est brièvement présenté. Le contenu du rapport se retrouve dans les états financiers au 31 mars 2011. Le président du comité de vérification confirme que le rapport a été revu par le comité à sa séance du 8 juin. Les membres ont pu constater que la situation est sous contrôle.

7.2 Statistiques opérationnelles au 31 mai 2011

Pour les culots, on souligne une augmentation des prélèvements de 10 % et une hausse des livraisons de l’ordre de 5,6 %. L’inventaire est donc adéquat et répond pleinement à la demande. De plus, on le hausse en prévision de l’été pendant lequel les résultats des collectes sont historiquement plus faibles. Les membres remarquent que les pourcentages de perte en cours de production ne figurent pas dans les statistiques et demandent des les inclure.

8. Rapport de la direction

8.1 Déclaration de la direction

La discussion a lieu à huis clos.

8.2 Régime d’indemnisation sans égard à la faute

La vice-présidente aux affaires juridiques informe les membres que le régime est en vigueur depuis le 31 mai 2011. Cela a entraîné une réduction importante de la prime d’assurances responsabilité.

8.3 Diagnostic organisationnel et préparation du plan stratégique

Le président et chef de la direction présente séance tenante un diagnostic organisationnel d’Héma-Québec. Cet exercice fait suite à son intégration qui comprenait une série d’entrevues avec les vice-présidents et les directeurs, des réunions d’équipe ainsi que des séances du comité de direction et d’autres comités.

Il formule quelques commentaires sur certaines vice-présidences.

Sur le plan de la gestion, certaines façons de faire gagneraient à être revues, soit quant à l’efficacité du comité de direction, soit dans certaines vice-présidences.

Dans ce diagnostic organisationnel, Héma-Québec est définie comme une entreprise de production biotechnologique paragouvernementale à but non lucratif. Elle gère des produits spécialisés de haute technologie dont la complexité est sans cesse croissante.

Parmi les opportunités et les choix, on mentionne notamment l’augmentation de la demande en produits labiles et l’ajout possible de ressources pour y répondre.

Le président et chef de la direction suggère des méthodes qui pourraient optimiser les collectes de sang, par exemple l’intégration de moyens technologiques, des messages transmis aux donneurs via les téléphones intelligents ou les médias sociaux, etc. Toujours dans un souci d’efficience, on pourrait aussi envisager l’optimisation de certaines étapes de la production.

Les liens avec la Fondation Héma-Québec sont également abordés. La Fondation soutient la mission d’Héma-Québec en finançant des projets porteurs qui lui sont soumis. À son tour, Héma-Québec fournit quelques services et du temps de personnel à la Fondation pour assurer son développement.

Cependant, la Fondation se dotera prochainement d’une ressource à temps plein pour assumer ces tâches.

Les prochaines étapes du plan stratégique 2012-2015 seront présentées au Conseil d’administration selon le calendrier suivant :

• Rêver Héma-Québec en 2020 : août 2011;
• Évaluer le faisable et les conditions : octobre 2011;
• Orientations : janvier 2012;
• Détails du plan : mars 2012.

Les membres remercient le président et chef de la direction pour cette présentation.

Dr Marc Dionne quitte la réunion.

8.4 Présentation des activités de la vice-présidence à l’administration et aux finances

Ce point est traité après le point 7.2.

Le vice-président à l’administration et aux finances présente sa vice-présidence. Il décrit les diverses directions et les services offerts par chacune d’elles. Il indique aussi le nombre d’employés et le budget qui y sont associés.

Un des principaux enjeux sur lequel veille cette vice-présidence est le coût d’opération et sa comparaison avec celui de la SCS. À ce sujet, on doit souligner qu’Héma-Québec a su développer de l’efficience et qu’elle parvient à opérer à un coût avantageusement comparable à celui de la SCS.

9. Affaires du Conseil

9.1 Calendrier des réunions 2011-2013

Les membres ont pris connaissance du projet de calendrier 2011-2013. Ils seront consultés pour fixer les dates des réunions d’octobre 2011, janvier 2012 et mars 2012.

Par ailleurs, des membres aimeraient que l’on discute éventuellement de l’horaire des réunions, particulièrement de l’heure de début des séances du Conseil.

M. Wilson Sanon quitte la réunion.

9.2 Rémunération des administrateurs

Ce point est traité après le point 8.4. La discussion a lieu à huis clos.

9.3 Comité de vérification – 8 juin 2011

La séance du 8 juin a essentiellement porté sur la revue des états financiers.

9.3.1 États financiers au 31 mars 2011

Le président du comité de vérification présente brièvement les états financiers et les notes afférentes.

Des notes explicatives sur les crédits aux centres hospitaliers (note 4) et sur les éventualités (note 17) ont été ajoutées.

S’ensuit une brève discussion sur le premier paragraphe de la note relative à la constatation des produits (note 2). Plus précisément, on estime que le libellé portant sur la notion de recouvrement devrait être revu compte tenu des avances versées par le gouvernement.

Enfin, la somme inscrite à la ligne « autres charges » du tableau de la note 3 sera ventilée pour le prochain exercice.

Le président du comité de vérification mentionne que les états financiers ont été révisés en détails avec les membres de la direction.

Les membres ont également pu échanger avec les auditeurs externes et le représentant du Vérificateur général. Les résultats de l’audit ont été présentés. De plus, une discussion à huis clos en l’absence des membres de la direction s’est tenue.

Dans la revue des éléments non corrigés, on a signalé un écart d’interprétation entre les auditeurs et la direction d’Héma-Québec quant à la valorisation des stocks de cryoprécipités. Les auditeurs ont établi une écriture de 950K $ alors que la direction l’estimait plutôt à 780K $. Cependant, les auditeurs n’ont pas jugé que cet écart nécessitait une note ou une remarque particulière.

S’ensuit une discussion à huis clos.

Au niveau de l’audit informatique, une seule observation a été formulée quant à la gestion des mots de passe et des accès. Les correctifs nécessaires seront apportés prochainement. Sur les autres aspects, les auditeurs ont souligné une amélioration par rapport aux années précédentes.

Par ailleurs, il a été mentionné que le Vérificateur général procèdera à une analyse de performance des organismes au cours de futurs exercices. Finalement, on a informé le comité qu’il s’agit de la troisième et dernière année du contrat avec les auditeurs. En réponse à des questions des membres à ce sujet, le représentant du Vérificateur général a indiqué que le processus d’appel d’offres sera lancé prochainement.

Lors de cette séance, le comité de vérification s’est déclaré satisfait des réponses fournies à ses questions. Il a été en mesure de constater que l’audit s’est très bien déroulé et que les auditeurs ont pu compter sur la collaboration de la direction tout au long du processus.

Le comité de vérification recommande donc l’adoption des états financiers par le Conseil d’administration.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les états financiers de l’exercice terminé le 31 mars 2011.

Le président du Conseil et le président du comité de vérification sont désignés à titre de signataires.

Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion.

9.4 Comité des ressources humaines et de la rémunération – 8 juin 2011

La discussion a lieu à huis clos.

9.5 Comité de gouvernance

La présidente du comité de gouvernance invite les administrateurs à compléter le sondage portant sur l’évaluation du fonctionnement du Conseil. Le président s’assurera pour sa part que tous les administrateurs ont rempli le questionnaire d’autoévaluation dont il compilera les résultats. On informe également les membres qu’une réunion du comité de gouvernance se tiendra avant la séance du Conseil le 17 août 2011.

9.6 Comité consultatif scientifique et médical – 31 mai 2011

Le président et chef de la direction résume les sujets abordés lors de la réunion du CCSM. Le plan stratégique de la R&D a été présenté pour discussion. Son adoption est prévue ultérieurement puisqu’il sera intégré au plan stratégique d’Héma-Québec. Les membres du comité ont également discuté des récents développements scientifiques d’intérêt. Cette revue de la littérature est effectuée une fois par année.

9.7 Suivi sur la formation des administrateurs

La formation offerte par l’ENAP aura lieu à l’automne. Cependant, les dates ne sont pas encore connues. Le Conseil estime que les coûts sont raisonnables.

Le représentant du milieu des affaires assure le suivi de ce dossier.

9.8 Événements de reconnaissance et rencontres publiques régionales 2011

Le président du Conseil invite les membres à assister à au moins un des événements et à confirmer leur présence à l’attaché d’assemblée.

10. Dépôt de documents sur le site sécurisé

Les membres ont pris connaissance des documents disponibles sur le site sécurisé.

10.1 Comptes rendus des réunions antérieures

10.2 L’Express d’Héma

Un Express d’Héma portant sur la Semaine nationale du don de sang est déposé séance tenante. Les porte-parole pour la campagne de sensibilisation d’Héma-Québec y sont présentés.  

11. Discussion en l’absence de la direction

Le président et chef de la direction et les invités quittent la réunion.

Une discussion à huis clos a eu lieu.

12. Varia

Il n’y aucun point en varia.

13. Prochaine réunion : 17 août 2011,12 h 30, à Québec

La prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 17 août 2011 à Québec.

Afin de s’assurer du quorum, un rappel sera transmis aux membres.

14. Levée de l’assemblée

Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 16 h 20.