Janvier

Conseil d’administration – 95e réunion

Salle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le lundi 23 janvier 2012 à 12 h 30

Étaient présents :

M. Jean-Pierre Allaire
M. René Carignan
Mme Martine Carré
Mme Hélène Darby
Dr Marc Dionne
Dr Jean De Serres
Dre Annie Lagacé
M. André Légaré
Dr Serge Montplaisir
Dre Patricia Pelletier

Était absent :

Dr Martin Champagne

Observateur du comité d’hémovigilance :

M. Wilson Sanon

Observatrice de l’IAS :

Mme Christine Beaubien

Invités :

Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques et secrétaire adjointe
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
Mme Manon Pepin, vice-présidente aux affaires publiques et au marketing
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée Héma-Québec

1. Ouverture de l’assemblée

M. Jean-Pierre Allaire agit à titre de président d’assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents.

Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 35.

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter l’ordre du jour avec la modification suivante :

Ajout : 9.3.3Mandats des membres

3. Déclaration d’intérêts La discussion a lieu à huis clos.

4. Adoption du compte rendu de la 94e réunion du 18 octobre 2011

incluant la discussion à huis clos Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le compte rendu de la 94e réunion du Conseil d’administration tenue le 18 octobre 2011 tel que modifié et la discussion à huis clos telle que présentée.

5. Affaires découlant de la 94e réunion du 18 octobre 2011

Le document est passé en revue.

Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités lors de séances subséquentes.

6. Sûreté de l’approvisionnement

6.1 Pathogènes sous surveillance

Le président et chef de la direction présente les mises à jour des tableaux de bord des pathogènes.

6.1.1 Sang

On ne rapporte aucun changement majeur depuis la dernière réunion.

La récente recrudescence des cas de rougeole a été évaluée. Après analyse du risque, la direction a estimé qu’il n’était pas nécessaire de mettre en place des mesures particulières.

Quant au XMRV, on mentionne que les dernières publications ont clairement établi qu’il n’y avait pas d’association entre le XMRV et le syndrome de la fatigue chronique (SFC). La revue qui avait publié l’étude initiale établissant une telle association s’est rétractée. Néanmoins, Héma-Québec maintient la vigie du SFC.

6.1.2 Tissus et cellules souches

6.1.2.1 Recommandation du CCS et du CCRR : retrait du tableau

Le comité consultatif de la sécurité avait recommandé d’élaborer un tableau de bord des pathogènes pour les tissus et les cellules souches. Toutefois, le comité a considéré, lors de sa dernière réunion, que ce tableau ne couvrait pas les risques adéquatement et que d’autres outils de surveillance déjà existants sont plus efficaces. Ainsi, le CCS recommande le retrait du tableau, laquelle recommandation a été entérinée par le comité consultatif des représentants des receveurs lors de sa séance du 12 novembre 2011.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de retirer le tableau de bord des pathogènes des tissus et des cellules souches.

La direction suggère que le tableau de bord des pathogènes du sang ne soit plus revu systématiquement par le Conseil. Puisque les risques sont constamment mis à jour par l’équipe des affaires médicales et que le comité de direction effectue la gestion des risques microbiologiques au moins une fois par mois, seuls les changements significatifs seraient rapportés au Conseil. Le document pourrait être déposé une fois par année.

Les membres demandent que le tableau soit tout de même déposé pour information à toutes les réunions. Les questions ne porteront alors que sur les principales modifications.

7. Affaires financières

7.1 Budget 2012-2013 amendé (taux de change)

Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la réunion.

Il présente brièvement le budget amendé avec un taux de change de 1,02575 $CA/$ US (comparativement à 1,0067 $ tel qu’approuvé par le Conseil le 18 octobre 2011). On remarque que la modification du taux de change touche principalement les produits stables.

Par ailleurs, les membres ont pris connaissance de la lettre de SigmaSanté datée du 4 novembre 2011 dans laquelle l’organisme, avec l’accord du CGAF, entérine les tarifs des produits pour 2012-2013. De plus, ses représentants se sont dits satisfaits de constater que les tarifs se situent sous le seuil de l’inflation. Conséquemment, l’ensemble du budget a été bien reçu.

7.2 Modifications au régime d’emprunt 2012-2013

On rappelle que le Conseil avait approuvé une demande de régime d’emprunt auprès du Fonds de financement à hauteur de 30M $.

Or, après révision de certains éléments du plan stratégique, on a estimé que la somme requise pour l’acquisition et le renouvellement des actifs devrait atteindre 10M $ (au lieu des 7M $ initialement approuvés). Ce montant est essentiellement lié à une hausse des investissements consacrés notamment à l’automatisation des collectes et de la transformation.

Aucune augmentation des tarifs ne devrait en découler en raison des gains d’efficience anticipés dans d’autres secteurs de l’entreprise. On mentionne également que les coûts de l’équipement, surtout en TI, devrait être amortis sur cinq ans. Des gains pourraient être dégagés si on conserve le matériel au-delà de cette période.

Finalement, on indique que la demande porte exceptionnellement sur une période d’un an. La prochaine demande pourrait être d’une durée de deux ans afin d’arrimer le régime d’emprunt au plan stratégique 2012-2015.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver la demande de régime d’emprunt modifiée au montant de 33M $ incluant une somme de 10M $ en acquisition et renouvellement d’actifs.

7.3 Statistiques opérationnelles

Le document est déposé séance tenante.

Le vice-président à l’administration et aux finances commente brièvement les statistiques au 31 décembre 2011.

On remarque un écart entre le tarif annuel budgété des plaquettes et le réel au 30 septembre 2011. L’explication de cet écart sera fournie au comité de vérification lors de sa prochaine réunion.

Les membres discutent également de l’efficience et des coûts des Globule comparativement aux collectes mobiles. On mentionne que l’Exploitation tient compte de divers paramètres et indicateurs pour en évaluer la rentabilité.

Une présentation détaillée des paramètres des coûts des collectes sera faite au comité de vérification. Un résumé sera présenté au Conseil.

Enfin, on informe les membres qu’Héma-Québec ira en appel du jugement de la Cour supérieure dans la cause portant sur le calcul de l’équité salariale.

La provision devra être augmentée en conséquence, ce qui pourrait entraîner une augmentation du taux horaire.

Par ailleurs, on a dégagé un excédent sur les charges de 5,166M $ au 31 décembre 2011.

Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion.

8. Rapport de la direction

8.1 Déclaration de la direction La discussion a lieu à huis clos.

8.2 Rapport du président et chef de la direction

La discussion a lieu à huis clos.

8.3 Activités 2011-2012

On termine l’exercice de l’an dernier alors que certains projets se poursuivront en 2012-2013. À compter du 1er avril 2012, les projets du plan stratégique 2012-2015 seront ajoutés.

Les projets retardés n’ont aucun impact majeur sur le plan financier ou sur la qualité.

8.4 Plan stratégique 2012-2015

Les membres ont pu prendre connaissance du plan stratégique 2012-2015.

Une présentation est déposée séance tenante. Le président et chef de la direction la commente. On rappelle les étapes précédentes présentées au Conseil, soit le diagnostic organisationnel en juin 2011, les orientations en août 2011 et une mise à jour en octobre 2011.

L’objectif premier consiste à positionner Héma-Québec en 2020 et à déterminer les moyens nécessaires pour l’atteindre.

Pour le bénéfice des membres, les faiblesses sont détaillées. On précise notamment que le climat de travail est bon, mais que le taux d’absentéisme devra être abaissé, malgré une amélioration notée au cours des dernières années. Quant à la recherche, elle sera restructurée afin de répondre aux besoins d’Héma-Québec en délaissant la recherche « libre » telle qu’elle est pratiquée dans le milieu universitaire.

On explique aussi les changements, qui se font déjà ressentir, sur les lignes de produits. La demande s’accroît pour les produits autres que le culot globulaire : plasma, plaquettes, cellules souches. En 2020, on prévoit que cette demande pourrait dépasser celle en culot.

On discute du degré d’adhésion des membres de la direction et de l’ensemble du personnel. Le plan est très bien reçu. Certaines questions sont posées sur sa mise en application.

Les membres soulignent les impacts importants sur les ressources humaines. Ils proposent donc de discuter de cet aspect au comité des ressources humaines et de la rémunération.

À la séance du mois de mai, le plan d’action (incluant les projets majeurs) sera présenté. Aussi, on suggère qu’une reddition de compte du plan d’action soit effectuée au Conseil deux fois par année.

Les membres se déclarent satisfaits du plan stratégique tel que soumis.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le plan stratégique 2012-2015 tel que présenté.

Le plan stratégique sera diffusé sur le site Internet d’Héma-Québec.

8.5 Présentation des activités de la vice-présidence aux affaires publiques et au marketing

La vice-présidente aux affaires publiques et au marketing se joint à la réunion.

La vice-présidente aux affaires publiques est la porte-parole officielle d’Héma-Québec et elle gère toutes les demandes d’entrevues. Cependant, elle réfère les médias aux membres de la direction en fonction des sujets.

Elle présente aussi la campagne publicitaire. Des capsules portant sur les mythes du don de sang et adressées aux jeunes donneurs sont projetées.

Elle décrit les principaux défis, notamment :

• Maintenir le taux de confiance de la population envers Héma-Québec (94 %);
• Rejoindre davantage les diverses communautés culturelles du Québec;
• Ajouts au mandat de la vice-présidence, comme les cellules souches et les tissus humains, et gestion de la multiplication des plates-formes (Internet, Facebook, Web 2.0, chaînes de télévision spécialisées);
• S’adapter rapidement aux nouvelles approches de communication et de marketing;
• Positionner davantage Héma-Québec auprès des publics-cibles (associations, ministères et agences gouvernementales)

On répond aux questions des membres.

Les membres remercient la vice-présidente aux affaires publiques et au marketing pour sa présentation.

La vice-présidente aux affaires publiques et au marketing quitte la réunion.

Dre Annie Lagacé et M. René Carignan quittent la réunion.

8.6 Rapports d’inspection

8.6.1 Santé Canada

Le président et chef de la direction commente brièvement les rapports d’inspection de Santé Canada énumérés aux points ci-dessous.

Toutes les observations sont de niveau 3, c’est-à-dire qu’elles ne représentent qu’un faible risque pour le donneur ou le receveur. Le nombre d’observations demeure stable. Les correctifs sont tous en vigueur, dont certains ont été appliqués durant les audits.

8.6.1.1 Établissement de Montréal
8.6.1.2 Établissement de Québec
8.6.1.3 Globule Laval
8.6.1.4 Globule Laurier

8.6.2 AABB : établissements de Montréal et Québec

Il n’y a pas d’observation qui dénote un problème sur le plan de la qualité.

9. Affaires du Conseil

9.1 Démission de Mme Suzanne Turmel

Les membres ont pris acte de la lettre de démission de Mme Suzanne Turmel en date du 11 janvier 2012.

Les démarches auprès de l’AQESSS en vue de son remplacement seront entreprises.

9.2 Comité exécutif – 24 novembre 2011

La discussion a lieu à huis clos.

9.3 Comité de gouvernance – 9 novembre 2011

9.3.1 Mandat et composition du comité des ressources informationnelles

On rappelle que la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (Loi 133) stipule que les projets en ressources informationnelles doivent dorénavant obtenir l’autorisation du ministre de la Santé. En vertu de cette même loi, le Ministre peut déléguer son pouvoir au Conseil d’administration. Une demande en ce sens lui a été formulée. La réponse est toujours attendue.

Pour démontrer qu’Héma-Québec souscrit aux règles de bonne gouvernance, le Conseil a déjà approuvé la création d’un comité des ressources informationnelles. Dans la même foulée, on propose d’en approuver le mandat et la composition.

Le comité de gouvernance a revu le mandat et en recommande l’adoption.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le mandat du comité des ressources informationnelles tel que présenté.

Conformément au mandat, le comité est composé d’un minimum de deux administrateurs indépendants et d’un maximum de trois experts externes indépendants.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de nommer M. Jean-Pierre Allaire et Mme Martine Carré à titre de membres (administrateurs indépendants) du comité de ressources informationnelles pour une durée de trois (3) ans et de nommer Mme Christine Beaubien à titre d’experte externe indépendante.

Il est convenu que Mme Beaubien entreprenne des démarches pour trouver d’autres experts.

9.3.2 Modifications au questionnaire d’évaluation du fonctionnement du Conseil

À la suite des résultats de la dernière évaluation, des modifications ont été apportées au questionnaire afin qu’elles traduisent plus fidèlement le fonctionnement du Conseil.

Le comité de gouvernance a révisé l’ensemble des changements aux questions et en recommande l’adoption par le Conseil.

Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les modifications au questionnaire d’évaluation du fonctionnement du Conseil telles que présentées.

9.3.3 Mandats des membres

En suivi du remplacement du Dr Marc Dionne dont le mandat est échu, la présidente du comité de gouvernance a communiqué avec les candidats au poste de représentant de la santé publique afin de s’assurer de leurs disponibilités. Tous lui ont indiqué être disponibles et ont réitéré leur intérêt pour le poste. Les candidatures ont été soumises au gouvernement en décembre dernier et le processus suit son cours.

On remercie Dr Dionne d’avoir entrepris des démarches en vue de son remplacement.

Les membres profitent aussi de l’occasion pour adresser une motion de félicitations au Dr Marc Dionne pour son apport à titre d’administrateur d’Héma-Québec depuis 2002.

Par ailleurs, la présidente du comité de gouvernance souligne que les mandats de plusieurs administrateurs viendront à échéance en 2012. Elle a déjà approché certains d’entre eux quant à leur intention.

9.4 Comité de vérification – 16 novembre 2011

En l’absence du président du comité, le président du Conseil résume les points abordés lors de la séance du 16 novembre 2011.

Outre les sujets présentés au comité exécutif (point 9.2), les membres du comité ont pu prendre connaissance du plan de mission d’audit pour l’exercice se terminant le 31 mars 2012 et échanger à ce sujet avec les nouveaux auditeurs.

9.5 Comité consultatif des représentants des receveurs – 12 novembre 2011

9.5.1 Commentaires des observatrices du Conseil d’administration

Hormis les sujets soumis pour approbation en 9.7.1 (VNO) et 9.7.2 (fièvre Dengue), les membres ont discuté du mandat du comité.

9.6 Comité consultatif de la sécurité – 31 octobre et 1er novembre 2011

9.6.1 Commentaires des observateurs du Conseil d’administration

Les observateurs du Conseil tiennent à souligner l’expertise des membres du CCS et la composition du comité.

Les membres ont notamment donné leur avis quant au retrait du tableau des pathogènes pour les tissus. Ils ont aussi discuté des risques qui devraient être rapportés au Conseil ou suivis par le comité de direction.

Des commentaires sont formulés sur d’autres sujets :

• HSH : des groupes représentant les HSH font de plus en plus valoir leur point de vue sur le critère d’exclusion qui les concerne et qu’ils considèrent discriminatoire. On rappelle les démarches d’Héma-Québec auprès des autorités réglementaires afin de réduire la période d’interdiction à 5 ans. Dans l’intervalle, on doit respecter les conditions émises par Santé Canada.
• Hémoglobine : il est suggéré de continuer les démarches dans ce dossier afin de s’assurer que les donneurs sont bien informés des risques de carence en fer que pourraient entraîner les dons fréquents. Des mesures plus interventionnistes en matière de counseling pourraient être envisageables.  
• Réduction des pathogènes : On mentionne qu’il n’existe pas de consensus sur cette question et que des études doivent encore être menées avant que ces méthodes reçoivent leur approbation.

9.7 Recommandations du CCS et du CCRR

9.7.1 Virus du Nil occidental : test saisonnier

Héma-Québec effectue le test du VNO sur tous les dons de sang du 1er juin au 30 novembre. Du 1er décembre au 31 mai, seuls les donneurs ayant voyagé hors du Canada sont testés.

Cependant, les données épidémiologiques recueillis depuis 2003 démontrent que la période à risque au Québec se situe entre le mois de juin et le mois d’octobre. Conséquemment, la direction a estimé que le dépistage systématique pourrait être arrêté le 15 novembre au lieu du 30 novembre sans augmenter le risque de transmission du virus par transfusion. Le test sélectif sur les donneurs ayant voyagé hors du Canada commencerait alors le 15 novembre.

Les préoccupations soulevées par le CCS et le CCRR ont été prises en compte, notamment la possibilité de changements de l’épidémiologie du VNO au Québec en lien avec le réchauffement climatique. On leur a confirmé que la surveillance du virus est maintenue et que les donneurs provenant de zones à risque seraient testés. S’il se produisait un changement ayant un impact sur le risque, la stratégie serait réévaluée.

Lors des réunions tenues respectivement le 31 octobre 2011 et le 12 novembre 2011, les deux comités consultatifs ont recommandé la modification de la date de fin des tests du VNO telle que décrite ci-dessus.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver l’arrêt du dépistage systématique du Virus du Nil occidental le 15 novembre et le début des tests sélectifs le 15 novembre.

9.7.2 Fièvre Dengue

L’évaluation du risque de ce virus a été soumise au CCS pour consultation à sa réunion du 31 octobre 2011. Considérant la nature de ce pathogène et le risque extrêmement faible de transmission, les membres ont jugé que la mise en place de mesures de sécurité particulières n’était pas justifiée. La surveillance de la fièvre Dengue est néanmoins maintenue par le comité de direction.

Lors de sa séance du 12 novembre 2011, le CCRR a été informé de cette recommandation et s’est déclaré satisfait du statu quo et de la surveillance continue du risque.

Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, qu’aucune mesure particulière ne soit appliquée à la fièvre Dengue à la suite de l’évaluation du risque et que la vigie de ce virus soit maintenue.

9.8 Comité consultatif scientifique et médical – 22 novembre 2011

9.8.1Commentaires de l’observateur du Conseil d’administration

À la suite de l’évaluation des projets en R&D, on procède à un réalignement afin qu’ils répondent davantage aux besoins d’Héma-Québec. Cette réorientation a été bien reçue par les membres du CCSM.

9.9 Normes du Bureau de normalisation du Québec

Le représentant du milieu des affaires présente les normes « Employeur en santé » et « Conciliation travail-famille » élaborées par le BNQ. Il souligne que le MSSS a investi plus particulièrement dans la promotion de la norme « Employeur en santé ». Il précise aussi que les représentants du BNQ sont disposés à rencontrer la direction d’Héma-Québec.

Le représentant de la santé publique mentionne qu’il a travaillé sur cette norme et considère qu’Héma-Québec est bien positionnée pour se qualifier au programme de certification « Entreprise en santé ».

Le président et chef de la direction indique que cette norme sera évaluée comme un outil qui permettra d’atteindre les objectifs d’« Employeur de choix » tels que décrits dans le plan stratégique.

9.10 Tableaux des activités du Conseil et de ses comités

Les tableaux des activités énumérés aux points ci-dessous seront revus par chacun des comités à leur prochaine séance.

Le tableau des activités du Conseil sera révisé par le comité de gouvernance.

9.10.1 Conseil d’administration

9.10.2 Comité de gouvernance

9.10.3 Comité de vérification

9.10.4 Comité des RH et rémunération

9.11 Événements de reconnaissance et rencontres publiques régionales 2011

Le président du Conseil invite les membres à assister à un des événements et à confirmer leur présence à l’attaché d’assemblée.

10. Dépôt de documents sur le site sécurisé

Les membres ont pris connaissance des documents disponibles sur le site sécurisé.

10.1 Comptes rendus des réunions antérieures

10.2 L’Express d’Héma

11. Discussion en l’absence de la direction

Le président et chef de la direction et les invités quittent la réunion.

Une discussion à huis clos a eu lieu après le point 13.

12. Varia

Il n’y a aucun point en varia.

13. Prochaine réunion : 21 mars 2012, 12 h 30, à Montréal

La prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 21 mars 2012 dès 12 h 30 à Montréal.

14. Levée de l’assemblée

Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 17 h 35.