MaiConseil d’administration – 97e réunionSalle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le mercredi 2 mai 2012 à 12 h 30Étaient présents :M. Jean-Pierre Allaire
M. René Carignan
Mme Martine Carré
Dr Martin Champagne
Mme Hélène Darby
Dr Jean De Serres
Dre Annie Lagacé
M. André Légaré
Dr Serge Montplaisir
Dre Patricia Pelletier Étaient absents :
Mme Michèle Beaupré Béaupré
Observateur du comité d’hémovigilance :M. Wilson Sanon Observatrice de l’IAS :Mme Christine Beaubien Invités :
Me Smaranda Ghibu, vice-présidente aux affaires juridiques et secrétaire adjointe
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée Héma-Québec
1. Ouverture de l’assembléeM. Jean-Pierre Allaire agit à titre de président d’assemblée. Il souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents. Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 30. 2. Adoption de l’ordre du jourIl est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter l’ordre du jour tel que présenté. 3. Déclaration d’intérêtsLa discussion a lieu à huis clos. 4. Adoption des procès-verbaux4.1 96e réunion du 21 mars 2012Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le procès-verbal de la 95e réunion du Conseil d’administration tenue le 21 mars 2012 tel que présenté. 4.2 Discussions à huis clos du 21 mars 2012Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le procès-verbal des discussions à huis clos tenues lors de la réunion du 21 mars 2012 tel que modifié. 4.3 11e réunion du comité exécutif du 14 mars 2012Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le procès-verbal de la 11e réunion du comité exécutif tenue le 14 mars 2012 tel que présenté. 5. Affaires découlant de la 96e réunion du 21 mars 2012Le document est passé en revue. Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités lors de séances subséquentes. 6. Affaires financières6.1 Statistiques opérationnellesLe vice-président à l’administration et aux finances se joint à la réunion. Il commente brièvement les statistiques au 31 mars 2012. Une mise à jour est déposée séance tenante. S’ensuit une discussion sur le rendement de certains processus de collecte/transformation de produits, plus particulièrement sur celui des plaquettes. On précise que la performance d’Héma-Québec à ce chapitre est satisfaisante lorsqu’on se compare à d’autres opérateurs de banques de sang. La comparaison à cet effet sera présentée à la prochaine réunion du comité de vérification. Ils posent quelques questions sur les pertes en cours de production des produits, dont le plasma. À ce sujet, on précise que ces données sont revues périodiquement par le comité de vérification. Il est convenu qu’elles soient également soumises au Conseil. Par ailleurs, le vice-président à l’administration et aux finances informe le Conseil que l’audit intérimaire est présentement en cours. L’exercice se déroule bien et la collaboration avec les nouveaux auditeurs est bonne. Les membres profitent de la présence du vice-président à l’administration et aux finances pour lui adresser une motion de félicitations à la suite des prix qu’il a obtenus au Gala d’Excellence CMA 2012. Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion. 7. Rapport de la direction7.1 Déclaration de la directionLa discussion a lieu à huis clos. 7.2 Rapport du président et chef de la directionLa discussion a lieu à huis clos. 7.3 Politique sur les contributions aux événements7.3.1 Planification stratégique 2011-2012Globalement, l’état d’avancement des projets est satisfaisant en regard des échéanciers prévus. 7.3.2 Rapport d’activités 2012-2013Le président et chef de la direction présente le rapport qui inclut des sommaires des projets suivants, soit les six projets qui ont l’impact le plus élevé sur le plan des efforts de la main-d’œuvre : - Actualisation de Progesa et questionnaire auto-administré;
- Optimisation SAP;
- SILAM pour les tissus humains;
- SIGQ
- Augmentation de la demande en immunoglobulines;
- Centre opérationnel sur la Rive Sud de Montréal.
On répond aux questions des membres sur les enjeux et la gestion des risques des divers projets. À la suite des réponses fournies à leurs questions, les membres proposent certaines améliorations aux gabarits de présentation des projets. 7.4 Plan d'action (plan stratégique 2012-2015)Le président et chef de la direction mentionne que les projets décrits ci-dessous sont soumis pour information. Il s’agit des projets les plus importants en efforts et investissements du plan stratégique. 7.4.1 Actualisation de PROGESA et automatisation de processus et de procédésSelon la structure préliminaire, le projet se déploiera sur trois ans. Les bénéfices, les risques et les enjeux sont brièvement commentés. On souligne qu’Héma-Québec est l’un des derniers opérateurs de banque de sang à utiliser la version actuelle de Progesa. Or, le changement de version s’avère nécessaire compte tenu que le fournisseur n’offrira plus de support pour celle-ci prochainement. On précise également que le budget sera présenté lorsque les coûts auront été précisés, la négociation à cet effet n’étant pas complétée. Le projet sera suivi de près par le comité des ressources informationnelles alors que le comité de vérification examinera les aspects financiers. 7.4.2 Thérapie cellulaire et tissulaireOn propose qu’Héma-Québec assure la mise à l’échelle et la production standardisée des produits développés au Québec lorsque des cliniciens québécois sont intéressés à les utiliser. Ce développement se fera en partenariats. Malgré qu’il reste plusieurs aspects à déterminer, le projet est bien reçu notamment par les acteurs québécois (centres hospitaliers, universités, gouvernement) qui, à ce jour, ont tous reconnu les bénéfices pour le système de santé. 7.4.3 Augmentation de l’autosuffisance en immunoglobulinesLe projet prévoit l’implantation de centres de donneurs de plasma. À terme, on vise une réduction des coûts et une amélioration de la productivité. À une question du Conseil, on indique que le MSSS a été informé du projet. Les membres demandent néanmoins de s’assurer que le Ministère soit avisé par écrit de sa mise en œuvre. Pour l’ensemble de ces projets, les membres se déclarent satisfaits. On les invite à faire part de leurs commentaires. 8. Affaires du Conseil8.1 Gestion des risques8.1.1 Retour sur la conférence consensus (Toronto, Octobre 2010)Le président du Conseil résume brièvement le rapport du panel d’experts qui a traité de la gestion des risques dans le système du sang. Une des conclusions est à l’effet que le risque zéro n’est pas atteignable même en acceptant des coûts très élevés. Afin de mettre en œuvre les recommandations du panel d’experts de la conférence consensus, la vice-présidente aux affaires juridiques mentionne que l’Alliance of Blood Operators (ABO) a mis sur pied un groupe de travail sur la gestion des risques composé notamment de représentants de fournisseurs de sang, de la santé publique, de receveurs et d’un éthicien. Le Conseil demande que lui soit présenté un rapport du groupe de travail d’ABO. 8.1.2 PolitiqueLa vice-présidente aux affaires juridiques présente la nouvelle politique de gestion des risques. Les principaux changements visent à établir le cadre organisationnel du processus déjà en vigueur et les principes directeurs ainsi qu’à définir les responsabilités du comité de direction et celles du conseil d’administration et de ses comités. Le comité de vérification a revu la politique en détails lors de sa réunion du 25 avril 2012. Le document a également été soumis au comité consultatif de la sécurité qui s’en est déclaré satisfait. Les membres du comité de vérification ont porté surtout leur attention sur les niveaux décisionnels de traitement du risque. Ils ont alors proposé de les adapter aux types de risques (qualité ou de sécurité des produits et autres risques) en modifiant le niveau décisionnel pour certains événements à fréquence presque nulle ou faible et en ajoutant une distinction pour les risques de qualité ou de sécurité du produit. Ces modifications reflètent ainsi la tolérance au risque de l’organisation. Il a été convenu par ailleurs que la politique serait revue après un an d’application. Le comité de vérification recommande l’approbation de la politique. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver la politique de gestion de risques telle que présentée. 8.2 Comité de gouvernance – 11 avril 20128.2.1 Nomination de Mme Michèle Beaupré Bériau à titre d’administratriceLe président du Conseil informe les membres que Mme Michèle Beaupré Bériau a été nommée par le gouvernement le 4 avril dernier à titre d’administratrice représentant la santé publique. Elle ne peut assister à la séance mais sera présente à la prochaine réunion. Des rencontres d’intégration avec les membres de la direction sont prévues en mai. Par ailleurs, la présidente du comité de gouvernance mentionne que les membres du comité ont passé en revue les échéances des mandats des administrateurs Un suivi est effectué quant aux renouvellements ou aux remplacements des membres du Conseil. Aussi, le comité de gouvernance a identifié les besoins des comités du C.A. et a dressé des profils de compétence en conséquence. Le comité a également discuté de la succession à la présidence du Conseil. 8.2.2 Modifications aux règlements généraux8.2.2.1 Mandats des comités consultatifsOn rappelle que les comités consultatifs ont tous eu l’occasion de réviser leur mandat et d’y apporter des changements, le cas échéant. Essentiellement, l’exercice a permis de reformuler certains articles afin de mieux traduire le rôle consultatif de ces comités. Le comité de gouvernance a revue les mandats et en recommande l’adoption par le Conseil. Les membres proposent quelques modifications : - Dans les mandats du comité consultatif de la sécurité et du comité consultatif scientifique et médical, retirer de la liste des domaines couverts la référence au sang de cordon et ajouter plutôt une mention sur les cellules souches;
- Ajouter que le CCSM évalue également la pertinence scientifique des travaux des programmes de recherche. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les mandats des comités consultatifs (CCRR, CCS et CCSM) tels que modifiés.
8.2.2.2 Composition du comité de direction : substitut aux réunions du CDLa modification prévoit que les vice-présidents ne seront plus remplacés en cas d’absence aux réunions du comité de direction. L’article a été aussi été réécrit afin d’éliminer de la redondance. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver la modification à l’article des règlements généraux portant sur la composition du comité de direction (substituts aux réunions du CD). 8.2.3 Guide de rémunération des administrateursLe président du Conseil réfère aux dispositions du décret gouvernemental en matière de rémunération des administrateurs d’Héma-Québec qui établit une compensation pour perte de salaire ou de revenus. À cet effet, chaque administrateur est responsable des sommes ainsi réclamées et de la signature apposée au formulaire. Le comité de gouvernance a cependant jugé opportun d’établir certaines balises afin de permettre aux administrateurs de mieux évaluer leur rémunération découlant de leur participation aux réunions. Ainsi, on propose des modalités pour la présence, la préparation et le déplacement. On précise aussi que les heures calculées peuvent être reportées jusqu’à concurrence d’une journée ou d’une demi-journée. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le guide de rémunération des administrateurs tel que présenté. 8.2.4 Code d’éthique des administrateurs et signature de l’engagement personnelLes administrateurs sont invités à signer l’engagement personnel du code d’éthique. Un formulaire est distribué à cet effet. 8.2.5 Plan de cours sur la gouvernanceLes membres ont pu prendre connaissance d’un plan de formation sur la gouvernance donnée par le président du Conseil. Les administrateurs intéressés seront invités à assister à une première session qui se tiendra une heure avant la prochaine réunion du Conseil. Les membres apprécient l’offre du président du Conseil. 8.3 Comité de vérification – 25 avril 2012Le président du comité présente les sujets abordés lors de cette séance. 8.3.1 Loi sur la qualité de l’environnement8.3.1.1 Modifications à la politique sur le signalement des irrégularités financières (infractions aux lois)Les modifications proposées découlent de la présentation faite au Conseil le 21 mars 2012 sur la Loi modifiant la loi sur la qualité de l’environnement (Loi 89). On propose d’ajouter à la directive actuelle un volet couvrant les incidents liés à l’environnement. Le titre et des sections du document sont modifiés en conséquence. Le comité de vérification a passé la politique en revue et recommande les modifications qui y sont apportées. Par ailleurs, le comité a estimé que l’article 4 de la déclaration de la direction couvre adéquatement les infractions aux lois et règlements en matière d’environnement. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de d’approuver les modifications à la politique relative au signalement d’irrégularités financières telles que présentées. 8.3.2 Mandat du comitéLe comité a revu son mandat et a proposé d’y inscrire formellement la notion de gestion du risque dans les articles relatifs à son rôle et à ses responsabilités. Aussi, les membres ont proposé de référer aux auditeurs ainsi qu’au mandataire du Vérificateur général dans la section appropriée. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver le mandat du comité de vérification tel que modifié. 8.3.3 Plan stratégique : indicateurs de performanceLe président et chef de la direction présente des indicateurs relevant du Conseil d’administration. Le comité de vérification a pu prendre connaissance des indicateurs du plan stratégique et en recommande l’adoption. Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver les indicateurs du plan stratégique 2012-2015 tels que présentés. Les cibles des indicateurs seront présentées à la prochaine réunion du Conseil. Préalablement, les indicateurs financiers seront soumis au comité de vérification alors que les indicateurs « RH » le seront au comité des ressources humaines et de la rémunération. 8.3.4 Mise à jour du protocole d’entente entre Héma-Québec et la FondationLes changements proposés au protocole visent notamment à préciser certaines modalités de remboursement de services rendus par Héma-Québec, considérant la distance qui doit être maintenue entre les deux entités. Le comité de vérification a revu le document et en recommande l’approbation par le Conseil. Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de d’approuver le protocole d’entente entre Héma-Québec et la Fondation Héma-Québec tel que présenté. 8.3.5 Gestion des risques : rapport mi-annéeLe comité de vérification a passé en revue les risques surveillés par le comité de direction entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012. Le prochain rapport sera présenté dans un format conforme à la nouvelle politique de gestion des risques. 8.3.6 Rapport des réclamations 2011-2012Le rapport des réclamations pour la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2012 a été revu par le comité de vérification. Les réclamations de 25 000 $ et plus ainsi que les poursuites ont été plus particulièrement commentées. 8.4 Comité des ressources humaines et de la rémunération – 25 avril 2012La discussion a lieu à huis clos. 8.5 Comité consultatif de la sécurité – 23 et 24 avril 20128.5.1 Commentaires de l’observatrice du Conseil d’administrationLe point est reporté à la prochaine réunion. 8.6 Événements de reconnaissance et rencontres publiques régionales 2012Le président du Conseil invite les membres à assister à un des événements et à confirmer leur présence à l’attaché d’assemblée. 9. Dépôt de documents sur le site sécuriséLes membres ont pris connaissance des documents disponibles sur le site sécurisé. Ils demandent par ailleurs de s’assurer que les documents qui leur sont envoyés puissent être édités (ajout de commentaires et de notes). Un test à cet effet sera effectué. 9.1 Procès-verbaux des réunions antérieures9.2 Tableau de bord des pathogènes sous surveillance - sang9.3 L’Express d’Héma9.3 Les Mots d’Héma10. Discussion en l’absence de la directionLe président et chef de la direction et les invités quittent la réunion. Une discussion à huis clos a eu lieu après le point 13. 11. VariaIl n'y a aucun point en varia. 12. Prochaine réunion : 13 juin 2012, 12 h 30, à MontréalLa prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 13 juin 2012 dès 12 h 30 à Montréal. 13. Levée de l’assembléeIl est unanimement résolu de lever l’assemblée à 17 h 15. | 
